ניהול במוקד זו משימה מורכבת הכוללת בתוכה הרבה מאוד סוגים של ניהול. במוקדים בהם למעט הנציגים ישנם גם בעלי תפקידים נוספים (מנהלי צוותים, אחראי ומנהלי משמרת, מדריכים ומנהלי ידע ועוד) משימת הניהול עצמה מחייבת אתכם במיומנויות של ניהול מנהלים.
זאת ועוד, במוקדים רבים צוות ניהול הביניים (בין אם מנהלי משימות או אנשים) צמח מתוך המוקד ולא בהכרח מכיר ומנוסה בניהול הלכה למעשה. על כן, משימת ניהול המנהלים אינה עניין של מה בכך.
גם צוות ניהולי זקוק לניהול
על ניהול מנהלים
בניגוד לניהול נציגים, ניהול מנהלים דורש מאיתנו סט מיומנויות מתקדם יותר ובין היתר יכולות גבוהות של חניכה ופיתוח, האצלת סמכויות, תקשורות בינאישית ברמה גבוהה ועוד.
זאת ועוד, גם כאן, כמו בכל אחד מהחזיתות החשובות בניהול המוקד נדרשות שגרות ?
המאמר שלפניכם נכתב על מנת להציע לכם 5 שגרות ניהול מוקדיות הקשורות בניהול מיטבי של מנהלים. שגרות שיקלו עליכם במשימה המורכבת של ניהול המנהלים ויספקו לכם כלים מעשיים לקדם ולפתח את הצוות הניהולי תחתיכם – לטובת הצלחתם המקצועית וכמובן – הצלחת המוקד כולו, כי צוות ניהולי חזק זה גם מוקד חזק. בבקשה –
5 שגרות ניהול מנהלים במוקד
- 1. בריף יומי: זה הכרחי – אל תאפשרו ליום לעבור ללא מפגש עם כלל הצוות הניהולי שלכם! אנחנו לא מדברים על ישיבות ארוכות אלא על חלון זמן של 15 דקות, שאנחנו ממליצים לבצע בעמידה ולקיים במשרד. זה הזמן לפגוש את כלל המנהלים עם פתיחת המשמרת, להסתכל להם 'בלבן של העין' (ממש ככה!) ולראות שהם איתכם. להזכיר את משימות היום, התרחשויות מתוכננות, משימות חשובות שבאחריותם וכמובן גם לתת להם זריקת מרץ לפתיחת עוד יום בכיף ובהנאה וברוח גבית מהמנהל שלהם ? זו גם הזדמנות מצוינת למימוש של אחד מעקרונות הניהול החשובים בניהול מנהלים – שקיפות. שתפו אותם גם בנושאים יוצאי דופן ברמת הלו"ז שלכם ובעניינים בוערים שעוד לא הגיעו לפתחם.
בקשו מהמנהלים להגיע עם פתרונות אפשריים ולא רק עם בעיות
- 2. הגשה ראויה: הפתרון האפשרי ולא רק הבעיה – בכל פעם שמי מהצוות הניהולי שלכם ניגש אליכם אתם יודעים שיש לו שאלה או שהוא רוצה לתאר בעיה כלשהיא בה הוא זקוק לפתרון. טוב, לא כל פעם, אבל רוב הפעמים, נכון? בניהול מנהלים עליכם להקפיד על פיתוח העצמאות שלהם – יכולתם לקבל החלטות והבנתם המתמדת של התמונה הרחבה.
לשם כך, אמצו נוהל – בכל בעיה על המנהל להגיע אליכם גם עם פתרון אחד או יותר שחשב עליו בעצמו. גם אם הפתרון חלקי או בכלל לא מתאים – הקשיבו, הגיבו והתקדמו לחלק המעשי. תמיד הזכירו להם שהם חלק מצוות הניהול ולכן גם עליהם מוטלת האחריות למציאת הפתרון. עם הטמעה נכונה ועקביות במסרים תגלו שהמנהלים שלכם יותר ויותר עצמאיים ובטוחים בביצוע משימותיהם הניהוליות. תוצאה חשובה וטובה, נכון?
לשמור על מיקוד הצוות הניהולי ובמקביל לא להכנס ל'קטנות'
- 3. ניהול מיקרו: אל תפלו בקטנות – הרבה פעמים למנהלים במוקדים יש נטייה להעביר משימות כאשר הן כבר מפורקות-לעוסות ומוכנות לבליעה. הכוונה היא שלמעט זרוע ביצועית לא נשאר לגורם המקבל את המשימה מקום למחשבה או מעורבות כלשהי בקבלת ההחלטה. ישנם דרגים במוקד שחובה להגיש להם משימות כך. ישנן משימות שמחייבות אתכם בירידה לפרטים הכי קטנים. אבל לא כל המשימות כאלו!
ניהול מיקרו עלול להשאיר את הצוות הניהולי שלכם ללא משמעות אמתית בעשייה, למנוע בעדם התפתחות מקצועית וכמובן לא לאפשר להם להיות הכוח הניהולי שמוביל את המוקד יחד אתכם! אז הוסיפו לשגרת הניהול שלכם ולמשימות שאתם מעבירים למנהלים עוד שאלה קטנה – האם אני צריך לקבל את כל ההחלטות בנוגע למשימה? מעצם השאלה תוכלו לאתר את הנושאים בהם אתם משאירים את קבלת ההחלטות על אופן הניהול והביצוע לצוות הניהולי תחתיכם ובכך תאפשרו להם להתנסות וללמוד על בשרם ניהול הלכה למעשה. זה דורש אומץ ניהולי וברמה המעשית גם צמתי בקרה אבל הרווח בחיזוק הצוות הניהולי גדול לאין שיעור.
-
והמנהלים שלכם, עוברים משוב?
4. משוב הוא חובה – ייתכן ואתם מקפידים על שגרת המשובים במוקד שלכם והנציגים אכן עוברים משוב על שיחותיהם ועבודתם ברמה החודשית. זה משמח מאוד ובהחלט נושא חשוב שיש להקפיד עליו לטובת הצלחת המוקד. יחד עם זאת, מנהלי מוקדים רבים שוכחים שגם הצוות הניהולי תחתיהם זקוק למשוב ולחניכה. אחת המיומנויות המרכזיות הנדרשות ממנהלים המנהלים מנהלים בעצמם היא מיומנות החניכה והאימון. רוצים להיות מנהלים טובים של מנהלים? הקפידו על שגרת משוב (באופן קבוע ותוך כדי העשייה) ותחנכו את המנהלים תוך מתן דגשים חיוביים וכאלו שבהם עליהם להשתפר – אם על אופן העברת התדריך, ניהול שיחת המנהל, הובלת ישיבת הצוות ואפילו על תגובה לנציג במוקד. אימון אמיתי ופיתוח מנהלים אפקטיבי דורש מכם לתת פידבק מקדם ובאופן שוטף – הפכו זאת לשגרה ?
- 5. ישיבות מנהלים קבועות – לא מעט אנחנו נתקלים באמירות כגון "אני רואה אותם כל הזמן ובכל דבר הם יכולים לפנות – אין לנו צורך בישיבה" או – "אנחנו כל הזמן ביחד, על מה כבר עוד נשאר לדבר?" מזדהים? גם אם כן וגם אם לא, לנו חשוב לחדד – אחת המטרות העיקריות של ישיבת המנהלים הקבועה (זו שלא מבטלים או שוכחים לקיים בשגרה) היא למקד את כלל הצוות הניהולי בנושאים המרכזיים שעל סדר היום. בתוך הקלחת השוטפת של הניהול במוקד, כולנו יודעים מה צריך ואיך צריך אבל העצירה, בניתוק מהשטח, הזמן לשיחה ולשיתוף, יאפשרו לכם להבין את מצבם לעומק, לספק כלים תומכים ופתרונות מעשיים ולהזכיר להם שהם לא לבד. הם חלק מצוות ושלכולם יש את אותה המטרה.
יש לנו עוד הרבה מה להגיד על ניהול מנהלים – זהו אחד האתגרים המרכזיים בניהול המוקד!
אבל קודם כל חשוב להבין – ניהול מנהלים הוא משימה בפני עצמה המחייבת אתכם
מנהלי המוקדים, לפיתוח המיומנויות שלכם. זו הזדמנות נהדרת למנהלי מוקדים לשכלל את יכולותיהם הניהוליות!
קחו ספר בנושא ניהול, הקשיבו להרצאה, מצאו דרכים לפתח את יכולותיכם המעשיות בניהול מנהלים –
למדו את הנושא לעומקו ואנו מבטיחים שתמצאו שהתוצאות לא מאחרות להגיע.
בהצלחה
