זה בסדר שלא תמיד יזהו מיד שאתם המנהלים…

מנהלי מוקדים וגם מנהלי צוותים במוקדים מגיעים בבוקר למוקד, עושים סיבוב ואומרים בוקר טוב, מוודאים את הדברים החשובים לפתיחת היום ואולי גם מעבירים תדריך. לכל אחד רצף הפעילויות שלו, מה שקורה לרוב אחרי זה אצל כולם זו ההתכנסות במשרד. יש ישיבות, יש דו"חות להכין ולנתח, יש נתונים להעביר הלאה ויש עוד המון סיבות להמשיך ולהעביר את יום העבודה במשרד, אני יודעת. אני יודעת ובטוחה שהכל מוצדק. אבל, יש גם סיבות מצוינות וחשובות מאוד להיות במוקד, לתפוס עמדה בין הנציגים, לפתוח מחשב ולעבוד משם.
לפני האיך, בואו נדבר על ה-למה..במיוחד בימים אלו. בבקשה:

1. זו הזדמנות מעולה לזהות מה הנציגים שלך רוצים שתראו ושתשמעו

כדי להבין את הצוות שלך הכי טוב חשוב שנהיה קשובים, למה שנאמר וגם למה שלא נאמר. ישיבה של מנהל בין עמדות הנציגים זה לא אירוע שמישהו נוטה להתעלם ממנו, גם אם הוא קורה הרבה. הנציגים שלך מודעים לנוכחות שלך ובהתאמה גם מודעים לכל מה שהם אומרים בנוכחותך, אם מדובר בשיחות עם לקוחות וגם בשיחות ביניהם. הקשבה לדברים הנאמרים יעזור לך להבין כיצד הם תופשים אותך כמנהל.ת, מה הם חושבים שאת.ה רוצה לשמוע ולראות וזו תובנה משמעותית להשפעה של המסרים הניהוליים שלך. בעצם, זו בדיקה של עצמך מול עצמך, משתלם, לא?.

הכל נפרש למולכם, מה אתם מזהים שם?

2. זו הדרך הטובה ביותר לאתר ולזהות אזורים 'אפורים' 

בסוף, עבודת המוקד המשמעותית ביותר נעשית על ידי הנציגים. נוכחות וישיבה ביניהם תסייע לך לעקוב אחר עבודתם בגוף ראשון, בלי מתווכים ולא רק דרך המספרים. זו הזדמנות שלא קורית הרבה (כי למי יש זמן לעשות כתף אל כתף עם הנציגים בשוטף?) לאתר פעולות ותהליכים שעובדים הכי טוב או שהנציגים/לקוחות מתקשים איתם. זו הזדמנות מצוינת לאתר דרכים נוספות לשיפור תהליכי העבודה במוקד. וכן, מספיק שתשבו ביניהם בכדי שתהיו ערים למתרחש, אני בטוחה. עוד שטח אפור שיוכל להיחשף במהלך שכזה קשור בהיכרות האישית שלכם עם הנציגים שלכם. כמה אתם מכירים אותם באמת? במיוחד אלו שגויסו בשנה-שנתיים האחרונות…? ישיבה ביניהם תסייע לכם להכיר גם אותם וזה בהחלט שטח שאתם לא רוצים באפור 🙂

      1. 3. זהו אמצעי משמעותי לחיזוק הקשר ופיצוי על תקופת העבודה המרוחקת שהסתיימה לאחרונה

        אנחנו אחרי גל 5 של קורונה והחזרה לעבודה במוקד במתכונת מלאה או בהיקפים רחבים יותר פגשה את כולנו. זה נכון שעדיין יש לנו עוד מה ללמוד על ניהול מרחוק ועבודה משותפת מרחוק ודווקא עכשיו כשחוזרים לעבודה בסביבה משותפת הנוכחות שלכם בעלת ערך גדול כל כך. ראו בישיבה בין עמדות הנציגים כהזדמנות להתחבר מחדש, לחזק את הקשר האישי עם הצוות כולו ועם נציגים בתוכו שחשתם שהריחוק מהם משפיע לרעה על תפקודם. כולנו זקוקים לזמן ביחד, במיוחד בימים אלו והערך והתועלת מכך ישרתו אתכם גם בזמן אמת, בעת הישיבה שלכם בין עמדות הנציגים וגם בפעם הבאה שניאלץ לעבור לעבודה מרחוק. עשו זאת היום, כדי מעט לפצות על הגל שהיה ולהיערך לשזה שעלול עוד לבוא.

    • מפצים על תקופה ארוכה של ריחוק כפוי

      4. זוהי הזדמנות לחיזוק התקשורת הפתוחה ושיפור שיתוף הפעולה בינך לבין הצוות שלך

      אחת המשימות המרכזיות בניהול מוקד (ובניהול בכלל) קשורה ברתימת צוות העובדים שלך ובהנעתם לביצוע בהתאם ליעדים הקיימים במוקד. כולנו יודעים שיש תקופות שהנעת הנציגים הופכת למורכבת יותר ובוודאי בשנתיים האחרונות. נצלו את החזרה לישיבה במוקד כדי לשבת יחד איתם, לחזק את התקשורת ביניכם, את הקשר האישי ביניכם ואת החיבור של הנציגים שלך ליעדים הצוותיים והמוקדיים. נשמע בנאלי? זה לא אומר שזה לא עובד! מנהל שיושב בקרב העובדים שלו, גם אם לא כל הזמן, מייצר איתם ערוץ תקשורת א-פורמלי טוב יותר ופתוח יותר וכזה שבאמצעותו תקבלו יותר שיתוף פעולה מהצוות גם בהמשך.

      • 5. מעשים במקום מילים לטובת המסר: אתם הכוח – אתם הכי חשובים!

        אני בטוחה שבכל הרמת כוסית והתכנסות מוקדית אתם מציינים את צוות המוקד שלכם. מכירים תודה, מוקירים את המובילים, מביעים הערכה ואמונה בצוות המוקד ובנכונותו להירתם בשעת הצורך וגם בשגרה. זה מצוין וכך זה צריך להיות. אבל זה לא מספיק. במיוחד לא לאור העובדה שבשנתיים האחרונות השחיקה בעבודה המוקדית רק גדלה והתרחבה עוד מעבר למה שמישהו מאיתנו העלה בדעתו. לישיבה בעמדת נציג, בתוך הצוות שלכם יש משמעות ענקית עבור הצוות שלכם. זהו מסר ניהולי רב משמעות שאומר: אני רוצה להיות איתכם, לחוות את העשייה המוקדית מהצד שלכם, להיות בחברתכם בזמן שאתם עובדים, להתעניין בכם ולסייע לכם – כי אתם הכוח הכי משמעותי במוקד! אתם אלו שעושים את העבודה הכי חשובה. מתחברים? לכו תפסו עמדה.

      • לא רק מעל, אפשר גם ליד

        לסיכום, הישיבה בעמדת נציג בתוך המוקד בעלת ערכים ותועלות רבות. וזה נכון שיש לכם המון משימות שמצריכות שקט וריכוז, וגם המון שיחות שמצריכות דיסקרטיות. ובכלל, זה לא פשוט לשבת בתוך מוקד חי ובועט ולעבוד 🙂 הכל ברור.

      • ועדיין לא כדאי לוותר על הפרקטיקה החשובה הזו.
        אני מציעה לכם לשריין ביומן חלונות זמן קבועים, אחת לשבוע, שבהם אתם יושבים במוקד. אם תוכלו בזמן הזה גם להיות פנויים לחלוטין לנציגים שלכם זה יהיה מעולה ואם אין ברירה אז לקרוא ולענות על מיילים (לפחות על חלקם) אפשר מכל מקום, לא? את זה הקורונה הוכיחה, לא אני 🙂
      • יצרו לעצמיכם שגרות תומכות כדי שהנציגים שלכם יראו אתכם בין העמדות, בזוית העין, לפחות אחת לשבוע/יים, אני מבטיחה שהרווחים לא יאחרו להגיע.
      • ועד הפעם הבאה שגם אנחנו נשב יחדיו, תעשו חיים 🙂
      • אורית מאוטוריטה

הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!