1. חודש נובמבר נמצא בעיצומו ולפנינו עוד כמה תאריכים משמעותיים במהלך החודש. אז הפוסט הזה נועד להזכיר מה באמת חשוב ומצופה ממנהלי הצוותים במהלך החודש וגם איך ניתן להקל עליהם במילוי המשימה.
    אז בואו ניגש ישר לעניין – אם אתם מנהלים נציגים באופן ישיר – החודש אתם לא עוזבים את רצפת המוקד!
    הנוכחות שלכם חיונית ומשמעותית מאוד להצלחה של הצוות ולעמידה ביעדי המוקד בתקופת עומס זה.
    ועוד לפני שתשאלו למה דווקא עכשיו, הנה כמה סיבות חשובות:

    1. 1. צמודים לרצפת המוקד ועונים על שאלות בזמן אמת:  לחודש נובמבר חוקים משלו ודרך משלו להתנהל. אם זה נהלי עבודה שהשתנו עם תהליכי עבודה חדשים וחריגים שמותאמים למאפייני החודש ואפילו רק במקרים של עלייה חדה בהיקף הפניות.. בכל אחד מהמקרים הללו חשוב מאוד שתהיו שם עבור הנציגים שלכם. זמינים, איתם בשטח, פנויים לסייע ולתמוך בהם, לענות לשאלות בנוגע לנושאים מקצועיים או לנהלים ולחידודים הנדרשים. וגם אם יש לכם נציגים בכירים חשוב שתהיו נוכחים בעצמיכם ותתמכו את הצוות שלכם בזמן אמת.
    2. 2. צמודים לרצפת המוקד ומחוברים למצב האמיתי: גם אם באופן שוטף ושגרתי אתם מחוברים להתנהלות המוקדית וצופים בכל הנתונים בזמן אמת ויודעים מה קורה בכל רגע נתון, החודש הזה מתנהל אחרת. נוכחות שלכם ברצפת המוקד תאפשר לכם להבין בדיוק מה עובד טוב ומה פחות, היכן הנציגים נתקעים בשיחות ואילו כלים חסרים להם. זוהי תקופה שבה כל השינויים צריכים להתרחש מעכשיו לעכשיו על מנת לצלוח את החודש בהצלחה ולכן החיבור שלכם לשטח צריך להיות בלתי אמצעי כמה שניתן. כך תהיו מחוברים לדופק המוקדי ותוכלו לתת מענה ניהולי מתאים ומפתח.
    1. 3. צמודים לרצפת המוקד ומספקים תמיכה מוראלית: בחודש בו המעמסה גדולה יותר על כל אחד מבעלי התפקידים במוקד ועיני כל נשואות לתפקוד המוקדי חשוב פי כמה וכמה שתהיו בשליטה על רמת המורל והמוטיבציה המוקדית. כידוע, במוקד תופעת ההידבקות התחילה הרבה לפני הקורונה ומאחר ואתם לא רוצים שחלילה דווקא עכשיו תהיה לכם הדבקה שלילית אלא להיפך, הנוכחות שלכם ברצפת המוקד תסייע בשימור אנרגיות גבוהות ומוטיב
    1. אבל גם לנו יש מלא משימות החודש, איך נעשה הכל יחד?

    2. אתם צודקים, אי אפשר להכניס עוד סיכה בלו"ז שלכם ובטח לא בחודש כזה! לשם כך אתם נדרשים לבצע שינויים והתאמות בלו"ז ובמשימות כך שתוכלו לסיים את החודש עם מקסימום נוכחות ברצפת המוקד. אז בדיוק לשם כך, הנה כמה משימות ניהוליות שהחודש כדאי לעשות אחרת:
    3. 4. מצמצמים משימות ניהוליות להחודש כדי להיות צמודים לרצפת המוקד: אם עוד לא עשיתם את זה, עשו זאת עכשיו! בחנו אילו משימות ניהוליות החודש ניתנות לדילוג או דחייה כדי שתוכלו לפנות זמן להיות עם הצוות במוקד עצמו ולא במשרד ספונים אל המסך. הזכירו למנהלים שלכם שיש ערך ישיר לנוכחות שלכם ברצפת המוקד ולעיתים ובטח כעת הוא עולה על מילוי חלק מהמשימות הניהוליות השוטפות שניתן לדחות במעט.
    1. 5. עוברים לכתף אל כתף כדי להיות צמודים לרצפת המוקד: המשימה החודשית של הקשבה לשיחות מוקלטות, הכנת משוב והעברתו לוקחת לא מעט זמן מכל מנהל, ותיק ומיומן ככל שיהיה. וזה בסדר, זו אכן משימה חשובה ולא נרצה לוותר עליה. יחד עם זאת, חשוב לנו החודש להיות צמודים לנציגים וכמובן לשם כך עלינו להיות יותר יעילים. אז אנחנו מציעים לכם להעביר את ההקשבות למוקלטות לרצפת המוקד גם כן. לבצע הקשבות כתף אל אתף עם הנציגים. הנוכחות שלכם תורגש לא רק על ידי הנציג הממושב, תהיו בטוחים! תנו לו משוב בזמן אמת וגם דגשים וכך לא תדחו משימה ניהולית חשובה ותרוויחו נוכחות ניהולית מיטיבה :).
  2. 6. יותר פנים אל פנים ופחות בטלפון כדי להיות צמודים לרצפת המוקד: זו המלצה כללית אך חשובה לא פחות. הנוכחות שלכם ברצפת המוקד לא יכולה להסתכם בכך שפשוט תהיו שם פיזית. כולנו יודעים שלהיות נוכח דורש מאיתנו לא רק להיות נוכח פיזית אלא ממש ממש ממש להיות קשוב ועירני למה שקורה סביבנו. אז כשאתם ברצפת המוקד – השתדלו להניח  בצד את הסמארטפון, להישיר מבט ולצור קשר עין, להקשיב למה שנאמר אליכם ולאחרים – להיות באמת באמת נוכחים!
  3. כל הפוסט הזה הוא בעצם תזכורת לחשיבות ומידת ההשפעה הרבה שיש לכם – מנהלים במוקד שלכם! בכל עת ובוודאי שבתקופות חריגות בעומסים. אם הצלחנו במשימה ששמנו לעצמינו אז עכשיו אתם פותחים יומן ומשבצים זמן שהות ברצפת המוקד מעכשיו ועד סוף החודש 🙂 והנה עוד סוד קטן – תהיו בטוחים שהנוכחות הזו תהיה מתגמלת בהרבה מאוד היבטים שאתם עוד לא מבינים כעת, וזה בדוק!

בהצלחה רבה והמשך חודש קל ופורה!


  1. זה הזמן להשקיע במיומנויות צוות המוקד ?
    צרו עמנו קשר – בשביל זה אנחנו כאן!