☚ תקופת חגי תשרי הינה תקופה עמוסה בחגים ושמחות.
פעילות המוקד בתקופה זו מושפעת כמובן מהענף בו הוא פועל.
לרוב, גם בחברות המאטות את פעילותן בתקופה זו, המוקד ממשיך לפעול במתכונת מצומצמת,
אם ברמת היקף הצוות הנוכח במשמרת, סוגי הפניות המטופלות ו/או בשעות הפעילות הסדירות.

זה לא כל כך נעים לראות משרד סגור…

תנאי המציאות במוקד בתקופה זו שונים ומצריכים ניהול שונה, והנה לכם מס' דוגמאות:

א. מנהל.ת המוקד לא נמצא.ת כל יום במוקד
ב. מסדרונות החברה יחסית ריקים ואילו המוקד ממשיך להתנהל באופן שוטף
ג. בין חופשת חג אחת לזו שאחריה ישנם ימי עבודה 'לכאורה' רגילים וסדירים
ד. פעילות ממשקי המוקד מתנהלת אף היא באופן שונה ומצומצם ומשפיעה על פעילות המוקד
ה. אין כמעט בכלל התכנסויות כלל מוקדיות בנוכחות מלאה לאור חופשות וחופשים.

☚ המוקד שלכם ממשיך לפעול בתקופת החגים ו/או 'בין החגים'?
אם כן, היערכות לתקופה הזו נדרשת ויכולה לחסוך הרבה בעיות.
❀❀❀ ריכזנו עבורכם מס' דגשים חשובים להיערכות המקדימה לתקופה זו ❀❀❀ בבקשה –

1. שיבוץ משמרות הוגן והגון: משמרות של ערבי חג הן לרוב משמרות פחות פופולריות. כולם מעדיפים לנצל את הבוקר של ערב החג לסידורים שונים וגם למנוחה. בנו סידור עבודה מובחן לערבי החג ולימי המועדים עצמם וודאו שאכן השיבוץ נעשה באופן הגון והוגן עבור כלל הצוות. כמובן שאם יש לכם נציגים שמעדיפים לעבוד דווקא במשמרות אלו, זו הזדמנות מצוינת בכדי שכולם ייצאו מרוצים.
2. תדריכים ועדכונים שוטפים בכל משמרת: החזרה לשגרה לאחר כל חופשת חג איננה פשוטה. אווירת החג עודנה באוויר ובצדק 🙂 יחד עם זאת, בכדי להמשיך ולספק את המענה המקצועי הנדרש חשוב מאוד לפתוח כל משמרת בתקופה זו בתדריך רענון המחדד את הנהלים המובחנים לתקופה זו ומדגיש את השונות בטיפול ובמורכבות בפעילות המוקד במהלך תקופה זו. אנו ממליצים לכם להעביר את התדריך בעל פה ולאפשר מקום לשאלות. העברת עדכונים בדוא"ל לא תמיד ייצר את האפקט הדרוש – חיבור למצב העניינים הנוכחי במוקד, הסבר פשוט ומבואר לשיטת ההתנהלות השונה ווידוא שאכן הצוות שמוביל את המשמרת מחובר לדגשים המקצועיים החשובים.

3. תקשורת בוואטסאפ של צוות המוקד: על אף הקושי הכרוך בניהול מרוחק ובתקופה עמוסת חגים ישנה חשיבות גבוהה לשימור המשכיות הקשר עם צוות המוקד. אנו מתכוונים לשימור הקשר הן ברמה המקצועית הקשורה בהתנהלות המוקדית והן ברמת הניהול האישי. יצרו לעצמיכם 'נוהל' אישי בו אתם מקפידים, לפחות אחת לשבוע, לתקשר לכלל צוות המוקד מעין עדכון על ההתנהלות המוקדית בתקופה זו. שימור החיבור למקום העבודה יקל על החזרה לאחר החגים ובהחלט יאפשר לייצר שיח שונה ולאו דווקא רק מקצועי.

דוגמאות לנושאים לתקשור למול הצוות יש לנו בשפע – החל מתחרויות צוותיות גם לתקופה זו, שיתופים אישיים מימי החופשה וגם בהקשרי ההתנהלות המוקדית – העלאת תמונות של הצוות הנוכח במשמרת בבוקר/ערב החג. גם חיזוקים חיוביים ראויים ואף נדרשים יותר במהלך תקופה זו – בה רמת המוטיבציה לעבודה נמוכה יותר בדרך כלל.
4. יצרו שגרה לתקופה שאינה שגרתית: גם אם אתם במוקד וגם אם לא, המוקד ממשיך להתנהל ועל כן ישנה חשיבות בביסוס שגרות עבודה וניהול המותאמות לתקופה זו. אנו מתכוונים לשגרות המתאימות לתקופת החגים עצמם אך גם לתקופות העבודה ש'בין החגים'. אם מדובר בשגרות דיווח שונות, בתקופה שהצוות הניהולי אינו נוכח במלואו או שגרות התקשרות שונות מול ממשקים בארגון ועוד. חשבו על צמתי העבודה המוקדית שנדרשים לפעול אחרת בתקופה זו והיערכו לכך עם הגדרת נהלי עבודה שונים שלא ישאירו את הצוות 'באפילה' בנוגע להתנהלותו אלא יספקו לו כלים להתמודד עם ביצוע עבודתו במוקד בתקופה שונה באופייה.
5. הגמישו את גבולות הגזרה: כאמור, תקופת החגים מאופיינת בנוכחות דלה יחסית של עובדים בחברה. יחד עם זאת, העובדים במוקד נדרשים לעבודה שוטפת, תקינה ועל פי הנהלים הנדרשים. היו כנים ובחנו האם שגרות ההתנהלות המוקדיות השוטפות, במלואן, מתאימות וחיוניות לתקופה זו גם כן. במקומות בהם ניתן להגמיש את גבולות הגזרה, אפשרו יותר חופש. העבודה במוקד, בסביבה ובאווירה של חופשה יכולים להיות לא נעימים ואפילו מבאסים עבור העובדים, הפכו את המציאות לנוחה יותר, נעימה יותר ומאפשרת יותר. בכך תוכיחו לצוות המוקד כי סומכים עליהם ומאפשרים להם יותר חופש בהזדמנויות הקיימות לכך.

עקבו אחר המתרחש, גם אם מרחוק ובוודאי בסיום תקופת החגים.

6. בחינת יכולות והתנהלות: כאמור, ברוב הארגונים, תקופה זו הינה תקופה של חופשה מרוכזת. מסדרונות החברה ריקים יחסית וצוות המוקד הינו בין הצוותים היחידים הנמצאים בשגרת עבודה, יחסית שגרתית.
המוקד מתנהל באופן שונה, יש יותר מקום לעצמאות בקבלת החלטות של צוות המוקד ולו רק בגלל המקרים בהם 'לא נעים' להתקשר למנהל שאינו נוכח ולהתייעץ איתו.
נצלו את ההזדמנות הזו בכדי להבין כיצד חברי צוות המוקד מתמודדים בתקופות בהן אווירה העבודה שונה והנוכחות הניהולית מצומצמת יותר. כך תוכלו לזהות את הנציגים או המנהלים שמגדילים ראש ומקבלים יותר החלטות באופן עצמאי, את מידת הפעלת שיקול הדעת ולקיחת האחריות ואף לבחון את רמת המשמעת שלהם.

זו תקופה מצוינת להעריך יכולות ולבחון כישורים אישיים לתפקידי הניהול הפנויים או העתידים להתפנות במוקד שלכם.

☚ אין ספק שניהול צוות המוקד בתקופת החגים הינו אתגר בכל הרמות.
למנהלים עצמם, אשר לא נוכחים באופן שוטף ומלא בדרך כלל ועבור צוות המוקד הפועל במתכונת חלקית ובאווירה שונה. אלו הן העובדות, ברוב הארגונים.
אם כך, ראוי ונכון לבחון כיצד ניתן להתאים את שגרות ההתנהלות המוקדית למציאות הקיימת ולהפכה לאפשרית, נעימה ונוחה יותר עבור כולם ועבור הניהול השוטף גם בתקופה זו.

✿✿✿
מקווים שתרמנו לכם להיערך בהצלחה בתקופה זו.
המשך תקופת חגים שמחה ורגועה מצוות אוטוריטה