עולם המוקדים הולך ומתרחב בעוד התקשורת הפרונטלית – פנים אל פנים מול לקוחות הולכת ונעלמת. מוקדים גדלים ומתרחבים ומתמודדים עם לא מעט אתגרים ניהוליים בתהליך.
אחד המשמעותיים בהם, שלרוב שמים לב אליו דווקא בסוף, הוא הצורך בשימור האווירה המשפחתית והאינטימית בתוך המוקד אליו מצטרפים עוד ועוד חברי צוות חדשים.
הרבה מנהלי מוקדים היום מכוונים לניהול מוקד משפחתי ככל הניתן, כי זה חלק מה'אני מאמין' הניהולי שלהם והתועלות של ערך המשפחתיות בתוך מוקד ברורות להם מאוד, ביכולת לשמר עובדים, ברמת המוטיבציה של צוות המוקד ועוד.
אבל מה עושים כשהמוקד גדל וגדל וכבר לא מצליחים לעקוב אחר כל השמות והפנים של כולם?
אנחנו כאן לעזור לכם!
הכנו לכם 6 עקרונות מנחים לשמירה על אווירה משפחתית במוקד, יחד עם כלים מעשיים לביצוע – בהצלחה!

6 עקרונות לחיזוק ושימור האווירה המשפחתית במוקד

במשפחה יש מסורת – גם אם  אתם עובדים בחברה גדולה וגם אם בקטנה, יצרו מסורת שאינה קשורה בחברה וייחודית רק למוקד. מסורות משפחתיות הם אירועים וטכסים שכולם מתאחדים סביבם ומחכים להם. כמובן שעדיף שאלו תהיינה מסורות משמחות ככל הניתן וכמובן שהכרחי לציין גם לצוות שאלו הן המסורות של המוקד בלבד. רוצים כמה דוגמאות? בבקשה >>>
✅ מסיבת פתיחת קיץ לצוות המוקד
✅ ארוחות ותחרויות בתוך המוקד לציון חגים ומועדים ולא רק אופן חגיגת ימי הולדת במוקד – מצאו דרך מקורית וייחודית שמתאימה לרוח הצוות ואופיו
✅ טכסי סיום חודש / שנה – ובכלל טכסים, זה תמיד מפתיע ומקורי ומעניין
✅ התנדבות משותפת לצוות המוקד – ליכוד הצוות סביב מטרה חיובית ואפילו נעלה יהפוך את ה'ביחד' לאיכותי יותר

אווירה משפחתית מחייבת גם נראות וסביבה מתאימות

במשפחה מגבים זה את זה – מה זו משפחה אם לא חבורה של אנשים שאתה יודע שיתנו לך 'גב' בכל עת ובעיקר במצבי קושי? תנו מקום ובמה לכך. דברו על כך עם הצוות, בהקשר העבודה ובכלל. במסגרת המקצועית קוראים לזה אחריותיות ובכל מצב, הקפידו על כך שאצלכם במוקד – כולם מגבים את כולם – מול לקוחות, במשימות במוקד ובכלל באופן שוטף! דברו ויישמו גם יחד.
ואיך זה נראה? יש הרבה דרכים לגבות, הנה כמה שאולי יעזרו לכם >>>
✅ דברו את השפה – שאלו את הנציגים מי מגבה אותם במקרה שהם זקוקים לעזרה ובקשו מהם להגדיר לעצמם מי חברי הצוות במוקד שמסייעים להם. הם אולי לא חשבו על זה ככה אבל בוודאי יש כאלו – בוא נתחיל לדבר את השפה!
✅ בקשו מצוות המוקד להודות במהלך תדריך לנציג/מנהל שסייע להם אם בהחלפת משמרת ואם בטיפול במקרה מורכב. הדגישו את ההירתמות לסייע ואת העובדה שכולם ערבים זה לזה.
✅ כמובן, גבו את הנציגים שלכם גם במקרים בהם עם עושים טעויות בעייתיות או מתנהגים בצורה חריגה. זה לא אומר שלא ייעשה תיקון ושלא תהיה תגובה ניהולית אלא שיוסבר הגיבוי שניתן להם בצורה מפורשת.

במשפחה חוגגים אירועים חשובים ביחד –  אם אתם מבקשים לשמור על אווירה משפחתית במוקד כדאי מאוד שתכירו גם את האירועים האישיים המשמעותיים בחיי הנציגים והמנהלים שלכם. ציון אירועים אלו ברמה האישית או הקבוצתית, אחת לחודש או באותו היום, זה כבר תלוי בכם. אבל התייחסות לאירועים אישיים של הצוות, שאינם קשורים לעשייה המקצועית במוקד, בהחלט יתרמו לתחושת השייכות של כל אחד מחברי הצוות, גם אם לא את האירועים שלהם אתם מציינים ?
הנה כמה רעיונות >>>
✅ ציינו ימי הולדת ברמה חודשית או יומית עם מתנה אישית סמלית ואפשרו ואף עודדו איחולים וברכות בפורום רחב
✅ מנהלים, אתם חוגגים יום הולדת? עשו זאת יחד עם צוות המוקד, ציינו את יום ההולדת שלכם (זו דוגמא אישית מצוינת) ואל תשכחו להביא עוגות.
✅ ציינו אירועים אישיים, שלבו איחולים וברכות גם בהיבטים אחרים משמעותיים בחיים, כגון – סיום לימודים, חתונה/חתונה של הבן/בת, לידות ועוד.

גיבוי הדדי בין חברי הצוות ועם המנהלים – מקצועי ואישי

1. • במשפחה הכל אישי – אז אנחנו עדיין מדברים על מקום עבודה כך שלא הכל יכול להיות אישי וטוב שכך. אבל הקפדה על התנהלות גם ברמה הבינאישית הכרחית לשמירה על אווירה משפחתית. וזה לא פשוט במוקדים שרק הולכים וגדלים. אנחנו מציעים לכם לשמור על קשר אישי עם צוות המוקד, להשקיע בכך זמן ולוודא שגם דרגי הניהול תחתיכם משקיעים בכך זמן. זה לא קל כאשר יש הרבה נציגים, אבל מפגשים נקודתיים טובים מייצרים השפעה סביבתית גדולה משאתם מתארים לעצמיכם. לדוגמא – שיחה אישית עם נציג, בנושא שאינו קשור למסגרת העבודה אלא לחיים עצמם, בו אתם – המנהלים, מקנים לו ערך, היא שיחה שגם אתם וגם הנציג תצאו ממנה מסופקים – וזו מילה של אוטוריטה!
     קבלו דרכים שונות לאותה מטרה >>>
     ✅ סבב בוקר טוב אישי בבוקר – זה נכון שזה גוזל זמן יקר במוקדים גדולים אבל התמורה גדולה לאין שיעור
     ✅ ערבי גיבוש והווי – בהם עודדו הכרות אישית באמצעות משחקים, הפעלות וכו'
     ✅ קיימו מפגשים הכוללים בני משפחה, בני זוג וילדים – הפכו את המסגרת הארגונית-מוקדית לאירוע משפחתי והאפקט לא יאחר להגיע
     ✅ יצרו עמדה להחלפת המלצות במוקד – טיפים על חופשות ובכלל כל מה שמעניין את הצוות שלכם
     ✅ יצרו ספריה להחלפת ספרים במוקד
     ✅ ערכו ספר מתכונים (כן, כן, בישול ואפייה) שמורכב מהמלצות של צוות המוקד
     ✅ הקפידו לנהל שיחות בעלות משמעות עם נציגים במוקד, כל פעם נציגים אחרים. כאשר הפוקוס הוא על ערך ולא על החלפת 'מה נשמע'. כך תוכלו לייצר חיבור רחב יותר ממקום העבודה.
     ✅ עודדו יצירת עמדות אישיות וכאלו המבטאות את הנציגים – זו גם דרך נהדרת להכיר אותם ולעודד אותם להביא את עצמם לידי ביטוי במוקד.
   • 

     בילויים משותפים יוצרים חוויות משותפות

     2. במשפחה מרגישים חופשי לדבר על דברים – בבית, עם המשפחה שלנו, אנחנו מרגישים הכי בנוח לשתף בדעתנו, לנהל דיונים ולעתים גם ויכוחים סוערים. אם ננסה לדמות את זה לאווירה המשפחתית שנרצה לייצר במוקד, אז אמירה ברורה שמאחוריה גם התנהלות תואמת, בנוגע ליכולתם של מי מהעובדים במוקד לשתף – הנה הכרחית. מנהלים שמאמינים במדיניות 'דלת פתוחה' על שלל סוגיה, צריכים לדבר את זה בכל הזדמנות וכמובן גם להוכיח. איך?
        בבקשה כמה רעיונות >>>
        ✅ קיימו ביוזמתכם שיחות חתך פרטניות אחת לחודש עם נציגים שונים
        ✅ קיימו ביוזמתכם שולחנות עגולים אחת לרבעון – ללא צורך בבעיה בוערת על הפרק
        ✅ אפשר לנציגים לגשת אליכם לשיחות ו/או יצרו זמנים מובחנים לכך בלו"ז ועדכנו את הצוות
        ✅ עודדו את צוות המוקד להביע את דעתם בכל פורום אפשרי ויצרו ערוצי פניה ישירים גם אליכם
        ✅ השתמשו ברעיונות של נציגים שתרמו לפיתוח המוקד (בכל היבט) כדוגמא למדיניות השיתוף שתרצו למוקד שלכם
        ✅ הומור-הומור-הומור – שלבו הומור וקלילות בשיח שלכם עם צוות המוקד וגם בפורומים רחבים ופורמליים, אנחנו מבטיחים לכם שזה יגרום לכולם וגם לכם לחייך יותר ולהינות הרבה יותר.
        • במשפחה יש אווירה ביתית  –
        • לסיום סיומת, זהו אחד המאפיינים המרכזיים של משפחה.
          בחרנו להשאיר אותו לסוף כי נראות זה אמנם דבר חשוב – אך לעולם לא יעמוד בפני עצמו. אז מה אנחנו מציעים? אם אתם רוצים לייצר אווירה משפחתית במוקד, אפשרו למוקד להפוך גם בנראות שלו ליותר ויותר ביתי. כל מנהל ומידת הביתיות שהוא מוכן ויכול לאפשר במוקד שלו. אבל ריכזנו עבורכם מס' רעיונות אפשריים ואנחנו מאמינים שתוכלו למצוא עוד כמה לבד כי לכל אחד יש בית לשאוב ממנו רעיונות ?
          בבקשה >>>
          ✅ עציצים וצמחיה במוקד אמנם דורשים תחזוק אבל בהחלט מוסיפים לתחושת החיוניות והביתיות של המרחב המוקדי, נסו אותנו וכמובן עשו זאת עם צמחייה שדורשת מינימום תחזוק ונוכחותה משמעותית
          ✅ אור טבעי – בחנו אפשרות לחלונות חשופים בעלי אור טבעי במוקד, זה משפיע מידית על התחושה של כולם ובכלל על כל חווית העבודה. לא תמיד זה אפשרי אבל גם אם חלק מהחלונות יהיו פתוחים תהיה לכך השפעה.
          ✅ אתם לא חושבים פעמיים לפני שאתם נכנסים לשירותים בבית, נכון?! מוקד משפחתי ככל שיהיה – שהשירותים בו לא נקיים ומזמינים – מייצר תחושת ניכור שכל הטיפים מעלה לא יוכלו לה…קחו זאת בחשבון. ואתם גם יכולים להפוך את תאי השירותים להרבה יותר נעימים מ-רק נקיים…חומר למחשבה ?
          ✅ פינות ישיבה נעימות ומזמינות במרחבים השייכים למוקד בהחלט יכולים להיות עוד תוספת נאה לאווירה המשפחתית שתרצו לייצר – שם ניתן להעמיד את הספרייה (מהטיפים מעלה), תמונות משותפות של צוות המוקד, טלוויזיה דולקת ואפילו מוזיקה שתהפוך את השהות לנעימה יותר.

   ✧✧✧

כמובן שיש עוד הרבה דרכים לאפיין משפחה – מסגרת אנושית שרובינו מכירים ואוהבים.
החיבור בין המאפיינים הללו לבין המוקד שלכם והאווירה שתרצו לייצר בו בהחלט תלוי רק בכם ?
דבר נוסף שחשוב לנו להזכיר הוא ש – התפוח לא נופל רחוק מהעץ . וזה אומר, מנהלים יקרים – שעם עקביות במסרים, בהתנהלות ובפעולות שתנקטו לטובת שימור וחיזוק האווירה המשפחתית במוקד תוכלו גם לראות את הצוות תחתיכם פועל לשם כך ואפילו מביא מעצמו וזו כבר מציאות מבורכת לכולם.
בהצלחה במשימה החשובה הזו – אנחנו בטוחים שתקצרו מכך פירות רבים.

הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!