אני יודעת שלמנהלי.ות מוקדים רבים יש אוטונומיה בניהול המוקד ולפעמים זה גם מגיע עם מעט מאוד מעורבות של מנהל.ת ישיר.ה. במצבים כאלו כשהפגישות האלו כבר כן מתקיימות חשוב לך להפיק מהן את המירב. פגישה מקצועית עם המנהל הישיר שלך היא הזדמנות חשובה לקידום מהלכים וקבלת אישורים, להצגת תובנות משמעותיות ולחיזוק הקשר המקצועי ביניכםן. המאמר הפעם מיועד כדי להבטיח שתהיה לך פגישה יעילה ואפקטיבית עם המנהל.ת שלך, בבקשה –

1. השקיעו זמן בהיערכות מקדימה

ובכן, זה בעצם כל הפואנטה של המאמר הזה.. שתשקיעו זמן, לפני הפגישה, שתחשבו מה ברצונכםן להשיג, אילו פתרונות אתםן צריכיםות ובמה חשוב לעדכן. ומה לעשות עם ההיערכות המקדימה?בשביל זה כל הסעיפים הבאים 🙂

2. הגיעו מצוידים

מה שלא כתוב לא קיים ובעצם איך תזכרו הכל? אופן ההגעה לפגישה מלמד על רמת החשיבות והרצינות שאתםן מייחסיםות לפגישה. קחו את זה בחשבון.

3. הביאו דוגמאות מהשטח – תמיד

מנהלים רושם, גם כאן

כשאתם מעלים נושאים, צרפו דוגמאות מעבודת היומיום במוקד: מקרים שקרו, פידבקים מלקוחות או תובנות מצוות הנציגיםות. כך תוכלו להפגין חיבור לשטח וגם לייצר את החיבור הזה בקרב המנהל.ת מעליכםן, שזו משימה חשובה מאוד. חיבור גורם ניהולי מעליכםן לעשייה המוקדית המוחשית תתרום לכםן מאוד כשתצטרכו לאשר פעולות חריגות או להסביר מהלכים חדשים. אני מבטיחה לכם. השאירו אותםן מעורביםות וזה יישא פרי בהמשך.

4. הכינו מראש נתונים ותובנות – בואו עם מספרים

מספרים עושים את כל ההבדל, גם ביכולת שלכםן לשכנע ולהמחיש תמונת מצב וגם בכך שתוכיחו את מידת החיבור שלכםן לפעילות שאתםן מנהליםות. הקפידו להגיע לפגישה עם מספרים עדכניים; מדדים מרכזיים הנמצאים במעקב (KPI), הצלחות יוצאות דופן וגם אתגרים והביטוי המספרי שלהם. נתונים חזקים מספקים תמונה מבוססת ומקנים אמינות לדבריכם, זה לא אני אומרת זו היוריסטיקת הנתונים.

5. התמקדו בפתרונות, לא רק בבעיות – זהו כלל ידוע

אין הכשרת מנהלים שאני לא עוסקת גם בנושא הזה. בפגישה עם דרג ניהול בכיר מאיתנו חשוב שנציף אתגרים, קשיים ובעיות וגם חשוב שנציע פתרונות ודרכי פעולה עליהם חשבנו. אפילו אם הפתרונות היחידים שעולים לנו בראש הם חלקיים ולא מספיק טובים יש ערך רב בלהראות שניסינו וגם בסיעור המוחות שיתרחש כתוצאה מהשיתוף הזה. זחשוב לזכור, המנהל.ת שלך מעריכ.ה חשיבה פרואקטיבית שמכוונת לפתרונות וכשזה מגיע יחד עם הצפת בעיות יהיה לך הרבה יותר קל לקבל שיתוף פעולה.

6. היו מוכניםות לענות על שאלות

מציגים נתונים

הפגישה הזו היא לא מופע יחיד ולצד זה שנציג נתונים ואתגרים ונשקף מצב קיים סביר שגם נישאל שאלות. ככל שתוכלו נסו לצפות אילו שאלות עשויות לעלות, אם זה פרטים נוספים או בירור בנוגע להחלטות שקיבלתםן. גם כאן, היערכות מקדימה היא המפתח והפעם בצורה יותר מדויקת – הכינו תשובות מקצועיות, מבוססות נתונים ועובדות, במיוחד אם אתםן מגיעיםות לפגישה עם בקשה 🙂

7. הציגו הצלחות – חשוב מאוד להקפיד לנהל רושם

אם המפגשים שלך עם המנהל.ת הישיר.ה שלך אינם בתדירות גבוהה אזי לסעיף הזה יש אפילו משמעות יותר גדולה. אנחנו לא בעניין של לעשות רושם אבל בהחלט חשוב מאוד כמנהל.ת לנהל רושם. נצלו את הזמן העומד לרשותכםן בפגישה גם כדי להדגיש הצלחות והישגים מוקדיים יוצאי דופן. מנהל.ת שלא חושש.ת להציג הישגים מלמד.ת על הבטחון שלו או שלה בעשייה המוקדית ומייצר.ת תחושת בטחון גם בקרב המנהל.ת מעליו.ה.

8. גלו עירנות לרמת האנרגיה שלכםן בפגישה

נערכים לדיאלוג

כולנו יודעים שלא הכל יושב על התוכן. למעשה, לשפת הגוף שלנו, לטונציה שלנו ובכלל לאופי האנרגיה איתה אנחנו נכנסים לחדר חשיבות רבה בהתרשמות של הצד השני מאיתנו. הקפידו להגיע לפגישה באנרגיה חיונית וחיובית, האירו פנים כדי לקבל הארת פנים בתמורה, רוב הזמן זה עובד 🙂 וזה גם נעים הרבה יותר לכולםן.

9. תעדו את עיקרי הדברים – אל תשאירו דברים באוויר

במהלך הפגישה רשמו החלטות אופרטיביות שהתקבלו, תעדו משימות המשך שעליהן הוחלט וגם אמירות משמעותיות בעיניכםן. אל תשאירו דברים באוויר וגלו רצינות סיום הפגישה, סכם לעצמך את הנושאים שדיברתם עליהם, החלטות שהתקבלו ומשימות להמשך. כך תוכל להבטיח מעקב יעיל אחרי הדברים.

10. ולסיום סיומת – הפגינו נכונות לשמוע ולהשתפר – על אמת!

אחד הדברים הכי חשובים בתקשורת שלך עם המנהל.ת הישיר.ה שלך זה הנכונות שלך באמת להקשיב, לקבל ולשתף פעולה. זה ממש לא אומר שצריך להסכים על הכל אבל… זה כן אומר שלא תרצו להצטייר כמו הנציגים המתנגדים האלו, שכל מה שאומרים להם יש להם תגות נגד להציע. אתםן מכיריםות כאלו, אני בטוחה. גלו פתיחות להערות ולמשוב, הראו בשלות ניהולית להשתפר וללמוד מכל אחד וכל הזמן. גם זה, באמת באמת, משתלם.

עד כאן לעת עתה.
כשהכנתי את המאמר הזה חשבתי על כל המנהליםות הותיקיםות שאני מלווה. שכבר נכנסו לרוטינה ואולי קצת שכחו את הדגשים החשובים האלו. אני מקווה שנתרמת מהקריאה.
אני רואה בפגישות עם מנהל.ת ישיר.ה, ולא משנה מה התדירות שלהן, כהזדמנות אמיתית ליצירת ערך עבורך וגם עבור המנהל.ת שלך. עם היערכות מקדימה לצרכים שלך המפגש הזה יהיה אפילו יותר פורה מבעבר.

בהצלחה כבר בפגישה הקרובה ולהתראות,
אורית מאוטוריטה

הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!