אוטוריטה מבקרת במוקדים – מוקד השירות וההשמה של עמותת רוח טובה

מנהלת מוקד השירות וההשמה של עמותת רוח טובה אירחה את אורית במוקד הצבעוני והייחודי בתל אביב.
מיטל שיתפה אותנו בייחודיות של המוקד, בפעילויות שמתבצעות בו ובאתגרים בהובלתו ובפיתוחו.
עכשיו תורכם להתרשם וללמוד –

בנות ובני השירות הלאומי נהנים מהעשייה החברתית במוקד!

✍ על המוקד:
הקדמה: עמותת רוח טובה, חלק מקבוצת אריסון המשמשת עבור העמותה אכסניה מזה 14 שנים וכל העובדים בה מהווים חלק אינטגרלי מהקבוצה ושותפים בפעילויות הקבוצה השונות.

מטרת ומשימות המוקד: המוקד מנגיש לציבור הרחב מאגר מסלולי התנדבות שונים בכל רחבי הארץ ומלווה פרטים, קבוצות, משפחות ואף ארגונים עסקיים, בתהליך ההשמה בהתנדבות המתאימה לרצונותיהם. כמו כן, המוקד מרכז את כלל פעילויות ההתנדבות במסגרת 'יום מעשים טובים' אותה מובילה העמותה מזה 11 שנים.
פרטים על המוקד:
✆ צוות המוקד מורכב מ- מנהלת המוקד ו-14 רכזי התנדבות בני ובנות שרות לאומי. רובם מתחלפים מדי שנה
✆ המוקד מחזיק במאגר של כ-5000 ארגוני התנדבות ולמעלה מ-10,000 מסלולי התנדבות שונים ברחבי הארץ.
✆ המוקד מקבל כ-1000 פניות כתובות בחודש ומספק מענה לכולן, כ- 100 פניות לטיפול כל רכז.
✆ 40% מהפונים להתנדבות מושמים על ידי המוקד במסלולי התנדבות שונים.
✆ שיא הפעילות של העמותה ושל המוקד – יום המעשים הטובים, אליו נפתחת הרשמה בכל שנה במהלך חודש ינואר. החל ממועד פתיחת ההרשמה כלל מאמצי העמותה בכלל והמוקד בפרט הינם לשיבוץ המתנדבים להתנדבות ביום זה. לשם ההבנה של היקף הפעילות, בשנת 2016, השתתפו ביום מעשים 1,300,000 מתנדבים באירועי התנדבות שונים ברחבי ישראל – העמותה לא משבצת את רוב מתנדבי ימ"ט אלא דרך השתפ"ים שלה עם הרשויות המקומיות בכלל המדינה – מקיימים פעילויות ופרויקטים שבהם משתלבים מתנדבים. השנה, יום המעשים הטובים מתקיים ב- 28/3/2017
✆ אז מהרו להירשם- https://join.good-deeds-day.org.il/volunteer

מיטל סולימני, מנהלת המוקד ואורית – מדברות אנשים!

מיטל רואה את תפקידה כמנהלת מוקד אבל גם וחשוב לא פחות כמחנכת של דור צעיר שמגיע אליה ללא שום ניסיון בשוק העבודה או במגזר השלישי והיא מקפידה להקנות להם כלים ומיומנויות נדרשים להמשך תעסוקתי עצמאי, בין היתר; לקיחת אחריות ועמידה באחריות, יוזמה, התנהלות מקצועית, תעדוף משימות וניהול זמן ועוד.

✍ האתגר המרכזי במוקד רוח טובה:
❞מבחינת המוקד, יש לנו 3 אתגרים מרכזיים איתם אנחנו מתמודדים כעת –

✓ האתגר הטכנולוגי- התהליך האסטרטגי שעברה העמותה שהביא את השינויים שלו לא בהכרח קשור לפיתוח מערכת CRM חדשה לניהול מתנדבים שתשמש בין היתר את המוקד.
✓ פורצי דרך בתחום- אנחנו היחידים העוסקים בהשמה בעולם ההתנדבות, החל משלב הקריאה להתנדב, דרך החיבור לגוף בו קיימים מסלולי התנדבות וכלה ביישום ההתנדבות בפועל. אין פורמט נוסף כזה בארץ ועל כן אנחנו מתמחים בעשייה תוך כדי תנועה, בלמידה מתמדת של עולם התוכן, בהנהגת שינויים תפישתיים ואופרטיביים של אופי עבודתנו ובהעלאת המודעות לנושא.
✓ צוות צעיר ומתחלף- צוות המוקד מורכב מבני ובנות שירות לאומי בלבד. ישנן שתי משמעויות עיקריות לנתון זה. הראשון, מדובר בעובדים צעירים, בני18-21 ולרובם זוהי התנסות ראשונה בשוק העבודה ובהכרח גם היכרותם עם עולם התוכן שלנו מצומצם עם הגעתם. השני, בני שירות לאומי מבצעים את תפקידם במשך שנה בלבד, מעטים ממשיכים לשנתיים, כך שבעצם אחת לשנה ישנה תחלופה של כלל צוות המוקד ותהליך ההכשרה וההתמקצעות חוזר על עצמו במחזוריות שנתית קבועה ולא ניתנת לשינוי❝

כשהנציגים מרוצים – אנחנו מרוצים 🙂

✍ אז איך מתמודדים?
❞יש כמה פעולות ותהליכים שאנחנו מובילים במקביל במטרה להתמודד באופן מיטבי עם האתגרים הללו –

✓ מתחברים אל השטח- הצוות עובר הרבה מאוד הדרכות מקצועיות וחברתיות החל ממועד קליטתו ולאורך כל שנת הפעילות. אצלנו אין רק קורס ואפרוחיה, אנחנו מקפידים לבצע גם סיורים בעמותות, פגישות עם רכזים מתנדבים הנמצאים בשטח ולהרחיב את ידיעות ובקיאות הצוות במגזר השלישי בישראל. אנחנו גם מקפידים לחבר אותם לפעילויות השיווק של העמותה, החל מהדרכות על חשיבותה של פעילות שיווקית ודרך הקמפיינים שאנו מבצעים והשפעתם על המוקד❝.
✓ מתייחסים לנציגים כמומחי תוכן- הצוות מגיע לכנסים, נפגש עם נציגי עמותות ולוקח חלק במעגלי שיח שונים הנוגעים לאתגרים בעולם ההתנדבות בישראל. אנחנו מכשירים אותם להיות מומחי תוכן בעולם ההתנדבות וזה אכן מוכיח את עצמו.❝

קחו רעיון מצוין לערב מוקד – PAINT DATE!

✍טיפים ממיטל למנהלי מוקדים :
✓ ייחצנו הצלחות- ❞אחת לחודש אני מקיימת ישיבה מוקדית, בה מציינים את ביצועי הנציגים המצטיינים, מעניקים להם מדליה ועורכים סיכום חודשי לכל הצוות, במידת הקיים גם סוקרים בפניהם קמפיינים שיווקיים שעתידים לעלות. זה תורם לגיבוש ואווירת העבודה וזה כמובן מותאם לפרופיל הצוות❝.
✓ מדדו את הנציגים באופן אישי– ❞הצוות נמדד ברמה פרטנית על עמידה ביעדי ביצוע אישיים וגם על היקף העלייה ביעדים המושגים, ביחס לעצמו וביחס לנתון זה ברמה המוקדית. כך נמנעת תחרות אישית ועדיין יש אווירה, כוונה ותוצאות חיוביות בשטח, ברמת ביצועי המוקד❝.
✓ ספקו לנציגים מעורבות אמתית- ❞אחד הכלים המשמעותיים ליצירת מחויבות בקרב הצוות זה שאני לוקחת אותם איתי לפגישות עם נציגי עמותות וראשי רשויות, מבקשת מהם להביע דעתם בנוגע למסלולי התנדבות חדשים. הם שותפים פעילים בקבלת ההחלטות ולא רק 'בכאילו'❝.
✓ דברו בשפה שצעירים מבינים- ❞אחד הדברים הכי חשובים זה ניהול שמותאם לאופי הנציגים. במוקד שלנו מדובר בחבר'ה צעירים ולכן חשובה מאוד – הכרות אישית עם כולם, פעילויות גיבוש שוטפות, הפעלות במסגרת יום העבודה ובכלל בחינה מתמדת של הערוצים בהם ניתן להוציא את המיטב מהצוות❝.
✓ הימנעו מ'כיבוי שריפות'- ❞הרבה מעבודת הניהול במוקד היא כיבוי שריפות אבל אסור להישאב לזה. אני מקפידה לעבוד עם תכנית עבודה שנתית מסודרת, אני מגדירה מתי כל פרויקט יוצא לפועל ובונה תהליכים רחבים יחד עם הצוות. הגאנט שנבנה בתחילת של שנת פעילות הוא כלי לבחינה מתמדת של מארג הפעילות השנתית ובהחלט כלי ניהול חשוב ומומלץ❝.
✓ מותר 'לחיות בסרט'- ❞אחת לחודש אני מכנסת את הצוות ואנחנו צופים ביחד בסרט ישראלי. לאחריו אני מנחה דיון שעוסק ומחבר בין החברה הישראלית כפי שבאה לידי ביטוי בסרט לעולמות המגזר ה-3 והעשייה שלנו במוקד. הפעילות החודשית מוכיחה את עצמה ותורמת רבות לתחושת המחויבות של הנציגים לעשייה שלהם. כמובן שזה בא לידי ביטוי בביצועים שלנו❝.
✓ הפכו את המוקד לצבעוני- ❞אנחנו מקפידים לשמור על מוקד מקושט וצבעוני ושמח! קנינו עציצים ופיזרנו אותם ברחבי המוקד, חילקנו כוסות ממותגות של יום המעשים הטובים, ובאופן כללי, אנחנו מייצרים אווירה שמעודדת את העובדים להביא את היצירתיות שלהם למוקד. בהתאם לכך, העמדות שלהם אישיות מאד, צבעוניות ומקושטות בציורים, גלויות וכדומה.❝

קישוט העמדות בעציצים והשקעה בעמדות אישיות מייצרים אוירה שמחה וצבעונית במוקד!

✍יש עוד הרבה דברים ללמוד ממוקד רוח טובה וממנהלת המוקד – מיטל, קבלו עוד קצת :
❞אני עוסקת הרבה בביסוס המוקד כמוקד גם ברמה הפנים ארגונית, בקרב העמותה. היום אנחנו אמנם פועלים יותר כמוקד מבעבר, יש לנו פרקטיקות מוקדיות שהטמעתי וביניהן – אפרוחיה, תדריכים יומיים, משובים חודשיים וניהול המענה. יחד עם זאת, יש עוד מקום לפיתוח תודעתי בהיבט זה.
אני מתמודדת עם זה בכמה מישורים –

✓ אני מקפידה על ביסוס המקצועיות של הצוות כמומחי שירות בתחום ההתנדבות.
✓ אני עורכת ביקורים של מנהלי מחלקות מהעמותה במוקד, לרבות הקשבות לשיחות.
✓ אני עוסקת רבות בניהול משא ומתן ובהעלאת מודעות לתפישה כי המוקד מהווה זרוע מרכזית של העמותה ושבעצם הכל עובר דרכינו ואנחנו מושפעים ומשפיעים כמעט על הכל.
✓ עוד דוגמא לשינוי התפישתי שאני מקפידה להנחיל הוא העובדה שבעבר היו פונים בעלי תפקידים שונים לנציגי המוקד ומבקשים את עזרתם בפעילויות אחרות, במסגרת יום העבודה. לשמחתי, את המצב הזה כבר שינינו וברור לכולם שהמוקד חייב לתפקד באופן מלא וזוהי חשיבות עליונה בעמותה.❝