כולם מסתובבים עם אתגרים

המפגש שלי עם מנהלי.ות מוקדים תמיד סובב סביב אתגרים.
עם זה בכניסה לתפקיד, או בהובלת תהליך שינוי ופיתוח מוקדי, עם בהתמודדות עם משבר או במצבים בהם מנהל המוקד מחפש אחר הערוץ הבא לשינוי והתפתחות – שלו ושל המוקד.
בכל מקרה, כמעט תמיד, אני שואלת על קשיים ומיד מבשרים לי 'אני לא קורא לזה קושי, מבחינתי זה אתגר'.
בסוד אספר שזו הרמה להנחתה, הרי כולםן כמעט מעדיפים את המילה אתגר וזו דרך נוספת להכיר את ההתייחסות שלכםן למצב. אבל, וזה אבל משמעותי מאוד – זה לא העיקר!
מתוך ניסיון רב שנים בליווי וייעוץ מנהלים נכתב הפוסט הבא ומטרתו להנגיש לכם עקרונות מנחים ומכוונים ומעשיים במקרה של התמודדות עם אתגרים מוקדיים. כללי ורחב אך מעשי ובהיר. נסו אותי! בבקשה –

• עקרונות מנחים להתמודדות עם אתגרים בניהול המוקד

• ועוד הקדמה חשובה-
  כדי להפיק את המיטב מהמאמר וההכוונה הניתנת בו, נסו לחשוב על אתגר נוכחי שאתם מתמודדים איתו היום בניהול המוקד. לא עולה לכם אתגר כזה? חשבו על אתגר שהתמודדתם איתו כבר. העיקר שתוכלו להיעזר בדוגמא מעשית כדי להעמיק במאמר.

• 1. מניחים על המאזניים: איכות מול כמות

  1. נתחיל בלנסות להבין את אופיו של האתגר העומד בפנינו. האם מדובר בקושי איכותי או כמותי במהותו?.
     ברור שאלו כלים שלבים באיכות קשורה גם בכמות אך האם בהסתכלות על המציאות (ממנה אתם לא מרוצים) תצביעו על פער כמותי או על פער איכותי בעיקרו. השאלה הזו נועדה על מנת לספק לכם נקודת מבט חשובה על מהות ואופי האתגר איתו אתם מתמודדים. לעיתים זוהי גם דרך מצוינת לאתר את הפתרון המתאים לנו אך קודם כל ובעיקר במוקד חשוב לבצע אבחנה ברורה ולזהות את אופיו המרכזי של האתגר.
  2. לדוגמא:
     מנהל המשמרת החדש לא מצליח לבצע את התפקיד כמו שצריך גם אחרי 4 חודשים בתפקיד ויותר מ-6 שיחות משוב. האתגר שלי טמון בחניכה שלו. האם זה אתגר כמותי > אין לי זמן להתפנות ולחנוך אותו כמו שצריך
  3. או שזהו פער איכותי > אני לא מצליחה לעשות איתו את קפיצת המדרגה המתבקשת לתפקיד.

• 2. יוצאים לחיפוש אחר נקודות מבט נוספות

• 

  לפעמים נקודת מבט שונה עושה את כל ההבדל

  נסיוני מלמד שאם כבר הגדרת שמדובר באתגר כנראה שכבר הפכת בו פעם ועוד פעם, ניסית כבר מכיוון אחד ומכיוון אחר ואולי גם יש בך קצת תסכול ביחס לבעיה/קושי/אתגר. זהו מהלך טבעי ואנושי וקורה למנהלים רבים. אבל אנחנו לא עוצרים פה. אם האופן שבו ניגשנו לאתגר לא השיגה תוצאות מספקות, זה הזמן לחפש נקודות מבט נוספות-חדשות-שונות על אותה התמודדות. נשמע די בנאלי אבל רובינו לא באמת מחפשים דרכים חדשות להסתכל על ההתמודדות שלנו – אנחנו כ"כ רוצים פתרון ש'אין לנו כוח' להתחיל לשנות נקודת מבט. ובכן, לעיתים קרובות מאוד, זהו חלק מהדרך לפתרון.
  אז איך מוצאים נקודות מבט נוספות? מבקשים! מציגים את ההתמודדות שלנו על מצבה הנוכחי למנהלים ישירים, קולגות, מנוהלים ומבקשים לשמוע את נקודת מבטם על הנושא. מבקשים במילים מפורשות. תתפלאו לגלות – לא כולם חושבים כמוכם! במקרה הזה, טוב שכך.
  לדוגמא: 
  קיבלת לידיך מוקד שמתנהל בדרכים מיושנות מאוד. תהליכי העבודה, מידת השימוש בטכנולוגיה, דרכי המדידה, גישת הניהול.. הכל מאוד מיושן וכבר לא רלוונטי. מסביב את רואה מחלקות נוספות המתנהלות באותו האופן ומבינה שזוהי רוח הארגון. זה מרגיש שאת היחידה בסביבה שמבינה שיש מקום לשינוי, דחוף! וזה, חתיכת אתגר.
  אני מציעה להתחיל בעובדים תחתיך, לבקש מהם להביע דעה על דרכי העבודה במוקד ואפילו לשאול במפורש: 'האם אתם מרגישים שיש צורך בשינוי בתהליכי העבודה שלנו?' 'האם אתם חושבים שניתן להקל על העבודה השוטפת שלכם באיזשהו אופן?'.
  משם אני ממליצה לעבור לקולגות, לשתף איך את רואה את ההתנהלות במוקד ולשאול במפורש 'את חושבת שיש דרך אחרת להסתכל על הדברים שאני מפספסת?' 'איך אתה מבין את מה שתיארתי כרגע?'
  שאלות מנחות יעזרו לך מאוד לחלץ מא.נשים את נקודת מבטם להתמודדות שלך.
  בהמשך ישיר, אני מציעה לגייס 3-4 נקודות מבט שונות, הרחבת והעמקת הראייה שלך את המציאות תסייע לך מאוד בהמשך לייצר פתרון אינטגרטיבי שעונה על מגוון היבטים ולא רק הצד שאת מרגישה את הצורך בו יותר.

• 3. אחריות: מה עליי ומה לא 

  1. עכשיו בידיך תמונת מצב מעט יותר רחבה על ההתמודדות שלך. אתה יודע לסווג את האתגר ככמותי או איכותי, יש לך דרכים שונות להתייחס למצב ולהסביר אותו ועכשיו, עוד לפני החיפוש אחר פתרון, חשוב לעצור ולבחון לעומק ובכנות – מה בתחומי אחריותך וביכולת השפעתך ומה לא. המטרה כאן כמובן אינה להתנער מאחריות וגם לא להחליט לוותר על ההתמודדות. המטרה היא לעשות לך סדר קצת יותר על הדברים שבאפשרותך לשנות לבד ואילו בהם אתה נדרש לאחרים. רמז: לרוב אנחנו נדרשים לאחרים, גם אם האחריות היא עלינו :).
     זה הזמן לבדוק תוך בחינה עצמית כנה את מידת יכולת ההשפעה שלי בפוטנציאל – על המצב המאתגר הקיים. משם, אני מאמינה שתניעו תהליכי חשיבה על אפשרויות מעשיים לפתרון או על גורמים שיש לחבור אליהם כדי להגיע לפתרון.
     

     ניסיון של אחרים יכול להיות הגשר שלך מאתגר לא מפוצח ליישום

     לדוגמא:
     האתגר הניהולי הנוכחי שלך הוא מציאת עניין מחודש בתפקיד אותו אתה מבצע.אתה כבר מנהל מוקדים מזה שנים רבות והמוקד שלך מתנהל על מי מנוחות, כך יוצא שמאתגר אותך למצוא דרכי פיתוח חדשות ונוספות למוקד שלך ולהתפתחות המקצועית שלך.
     ובכן, בהתאם להמלצה כעת, עליך לבחון האם זו אחריותך לאתר את דרכי הפיתוח הנוספים למוקד? האם באמת, בהתאם לאופי הארגון ורוח המנהל.ת שלך – אתה – מנהל המוקד – צריך להציע אפשרויות לפיתוח הפעילות המוקדית שהכל בה מתנהל כשורה.
     ייתכן, ויש מקרים כאלו, בהם מקבלי החלטות מבקשים לשמר את הקיים ולא לצאת להרפתקאות חדשות ויש פעמים שהציפיה לפיתוח מתמיד מונחת על כתפיו של מנהל המוקד מיום כניסתו לתפקיד.
     אז ניגשת ובדקת וגילית מה הציפיה ממך, מה באחריותך ומה לא. בירור מעמיק של האחריות שלך בנושא יסייע לך לאתר פתרונות. לא לשכוח לשאול: 'מה ואיך מצופה ממני לפעול במצב הנוכחי?' יכול להיות שהתשובה תהיה מתסכלת מעט, אבל גם תסכול עשוי לקדם אותך לפתרון. 

• 4. ביחד: חולקים אתגרים ובונים אפשרויות פעולה 

  1. עכשיו כבר עשית עם עצמך תהליך מחשבתי מספיק מעמיק שמאפשר לך לראות באתגר הניהולי העומד בפניך לא רק קושי אלא תופעה מורכבת בעלת אופי מסוים, הקשורה באחרים וקשורה גם בך. תופעה שניתן לראות אותה במס' דרכים. עכשיו בדיוק זה הזמן לחבור למיקרו קהילה שלך, לבעלי עניין במוקד, לגורמים מקצועיים בארגון או למנהלים ממחלקות אחרות. זה הזמן לבקש מהם לחבור אליך לסיעור מוחות. למפגש בו תציגו את האתגר, על כל הפנים השונות שלו, ותבקשו לדון בדרכי פתרון אפשריות. אני יודעת שהיית רוצה שזה יקרה מהר יותר ועם פחות שלבים ובעיקר שנדלג ישר לפתרון. אבל המציאות מוכיחה שבאתגרים אמיתיים יש תהליך לעבור. וגם, כל הפירוק שעשיתי כאן למעלה לא בהכרח מעיד על משכי זמן ארוכים, פשוט על שיטתיות בהתמודדות 🙂
     לדוגמא:
     את רוצה להטמיע ערוץ וואטסאפ במוקד ולהסיט אליו חלק נכבד מהשיחות, את מאמינה שזו הדרך הנכונה לקדם את המוקד ואת השירות בחברה. את חוששת מהתנגדות גדולה מצד לקוחות שכן הפניה בכתב הייתה שולית עד כה.
     גם הנציגים שלך וגם המנהלים נגד ובכלל לא בטוח שיש לך את האנשים המתאימים למשימה וזה האתגר האמיתי.
      עכשיו זה הזמן להתיישב לסיעור מוחות עם גורמים מקצועיים שיודעים ומכירים את תהליך ההטמעה של ערוץ הוואטסאפ במוקד, שמבינים לאן את רוצה להגיע ואולי גם מכירים את הא.נשים איתם את עובדת. עכשיו זה הזמן לבקש המלצות והצעות לאופני התמודדות, עכשיו זה הזמן לשאול – מאיפה כדאי להתחיל? דאגי לקבל כמה דעות ולהיעזר בגורמים הללו גם במהלך בניית דרכי הפעולה וגם כמשוב על איך שאת חושבת שנכון לך להתמודד.
     סיעור מוחות, למידת עמיתים, כל אלו מתנהלים כל הזמן בין מנהליםות במוקדים, אם את לא בקבוצת הוואטספ שלנו ועוד לא נרשמת לכנס מנהלי מוקדים בו מקיימים למידת עמיתים – עכשיו זה הזמן לכתוב לי.

  2. מה עכשיו?

     1. 

        סיעור מוחות הוא כלי רב עוצמה

        אני מקווה שאם הגעת עד כאן את.ה מבינ.ה שלא מספיקים לשנות פרספקטיבה ולהגיד – זה אתגר. זה לא העיקר.
        כדי לצלוח את האתגר ולהפוך אותו למנוף משמעותי ללמידה, חשוב לפרק את הקושי, להבין את המהות, להתעקש להסתכל על הדברים מנקודות מבט שונות (לפעמים אפילו רק עוד אחת מספיקה..), להבין מה בידינו וביכולת ההשפעה שלנו ומה לא וכמובן – להיעזר באחרים במציאת פתרונות מתאימים.
        זה יכול לקרות בשיחה אחת, זה יכול לקרות בהקשבה לניסיון דומה של מנהלים אחרים,
        זה יכול לקרות בשיחת מסדרון וזה גם קורה לא מעט בפגישות ייעוץ.
        אני מזמינה אותך להצטרף אלינו ללמידת עמיתים בכנס מנהלי מוקדים ולנצל את ההזדמנות השנתית ללמוד על דרכי התמודדות עם אתגרים של מנהלות ומנהלים אחרים. לפרטים ולהרשמה – קליק כאן.

     2. בהצלחה עם אתגרי המוקד ולהתראות בכנס,
        אורית מאוטוריטה

הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!