
מתי הפעם האחרונה שבאמת התפנית לחשוב על תהליכי פיתוח במוקד?
אם הכותרת משכה אותך כנראה זה לא סתם. המאמר הזה יוכל לסייע לך להבין האם האצלת סמכויות נוספת היא הפתרון עבורך, האם פעלת מספיק בהיבט הזה או שיש לך עוד דרך ללכת ובכלל ירענן לך את הנושא הכה מרכזי הזה בניהול במוקד.
אז בואו נתחיל מהתחלה, כשאני כותבת האצלת סמכויות אני מתכוונת בפשטות להעברת סמכות לקבל החלטות למי מצוות המוקד, בתחומים מסוימים. אם זו החלטה על פיצוי, טיפול בתלונות מורכבות, אישור עסקאות חריגות, גם אישורים מול נציגיםות הן דוגמא טובה ועוד ועוד, בהאצלת סמכויות את.ה בעצם מקנה כוח החלטה משמעותי לגורם בצוות כדי לאפשר לתהליכי הטיפול במוקד להתקדם עם כמה שפחות הפרעות ולאפשר לך – להתמקד בניהול ופיתוח המוקד.
האם את.ה עושה את זה מספיק? האם יש מקום להאציל סמכויות נוספות על הצוות שלך?
הכנתי לך 5 מדדים שיוכלו לעזור לך לענות על השאלה הזו בעצמך. בבקשה –
5 סימנים שהגיע הזמן להאציל עוד סמכויות
-
1. נהיית 'צוואר בקבוק' להחלטות במוקד
אם הנציגים או מנהלי.ות הביניים פונים אליך יותר מ-10 פעמים ביום עם שאלות כמו 'אני יכולה לתת החזר?' או "איך אני מטפלת במצב הזה?' יש סיכוי טוב שאת.ה מעכב.ת את הפעילות במקום לקדם אותה. פניות אליך שחוזרות על עצמן מס' פעמים ביום מלמדות על נושא שמצריך שינוי גישה ושינוי התנהלות, סביר שגם האצלת סמכויות.
-
2. אותן בעיות מצריכות את תשומת ליבך וזמנך שוב ושוב

ככה נראים הימים שלך?
בהמשך ישיר לסעיף הקודם, זה לא נגמר בשאלות ובקשות, זה ממשיך גם לגורם מטפל!
אם את מוצא.ת את עצמך מקבל.ת החלטות על אותם נושאים בכל שבוע – הנחות, החזרים, טיפול בתלונות דומות – זה סימן שהצוות שלך (אולי לא כולו) יכול להתמחות בטיפול במקרים הללו ולשחרר אותך מזה. עכשיו כשעולות לך התנגדויות על החשיבות הרבה של הנושאים והרגישות שלהם וכו' זה הזמן להיזכר שאפשר להצמיח מתחתינו חברי.ות צוות רציניים-אחראיים ובעלי תושייה. אם לא כולםן, אז תתחיל.י בכמה.
-
3. הצוות שלך פחות מגלה מעורבות ויוזמה, פחות
גם כאן האמירות שחוזרות על עצמן הן 'צריך לשאול את… או 'אני לא יודע.ת לענות על זה, רק X יודע.ת…, או לחילופין אם חלף זמן רב מאז העלו חברי.ות הצוות רעיונות חדשים אז ייתכן מאוד שהם כבר בחוויה של חוסר עצמאות ותלות בך. תשומת הלב הפעם היא לא רק לאמירות הנזרקות לחלל המוקד או נשמעות בשיחות בתוך הצוות אלא גם בשיחות עם לקוחות המוקד. אמירות מהסוג הזה יסמנו לך את המקומות להרחבת סמכויות של מי מהעובדיםות ותרגול האצלת סמכויות עבורך.
-
4. את.ה משקיע.ה שעות רבות על משימות שגרתיות

העניין הוא לא לשכפל את עצמך..
כמובן שבכל תקופה הפעילות המוקדית משתנה, בהתאם לעונתיות המוקד, לשינויים בארגון ולמהלכים נוספים שאת.ה מוביל.ה או שהמוקד כפוף להם גם.
ובכל זאת, גם כעת, אם יותר מ-60% מזמן העבודה שלך הולך על החלטות יומיומיות במקום על תכנון אסטרטגי ופיתוח עתידי כנראה שאת.ה לא מנצל.ת את הזמן שלך בצורה המיטבית.
מנהל.ת מוקד בעידן הנוכחי צריכ.ה ואפילו חייב.ת להשקיע זמן בפיתוח עתידי; איתור מוקדים לפיתוח, בחינת תהליכי שינוי נדרשים וכמובן – הטמעה. עבור כל אלו נדרש זמן, הרבה זמן. מה את.ה יכול.ה לפנות מעליך כבר עכשיו?
-
5. הביצועים יורדים כשאת.ה לא נמצא.ת
מוקד בריא צריך לתפקד חלק גם בהיעדרותך. אם התפקוד והתפוקות יורדים משמעותית כשאת.ה בחופשה, יום הדרכה או בישיבה ארוכה, זה סימן שהצוות שלך תלוי בך יותר מדי. אני מאמינה שאם אכן זה המצב אצלך את.ה מודע.ת לכך היטב. אל תהסס.י לפעול. מנהל.ת מוקד צריך גם לשהות מחוץ למוקד ואי אפשר ואפילו אסור שהנוכחות שלך תהפוך לגורם כל כך מכריע בתפקוד השוטף.
וכן, אני מבינה שזה גורם לנו להרגיש חשובים ומשפיעים, ועדיין, זו אינה הוכחה להתנהלות תקינה.
למה חשוב שתשכלל.י את יכולת האצלת הסמכויות שלך

כמו רבות ממיומנויות הניהול גם זו קשורה באחרים
גם כאן, האצלת סמכויות היא מיומנות ניהולית מרכזית שדורשת פיתוח מתמיד.
אני פוגשת אתכםן מידי יום ואני יכולה לומר בפה מלא שמנהליםות שלא מאצילים מספיק נשארים מאחור. את פחות פנויה לעסוק בנושאים רוחביים ובמהלכים ארוכי טווח, אתה פחות פנוי לתת את הדעת על תהליכים רוחביים שנוגעים גם למוקד שלך ועוד ועוד.
כדי לעשות את הצעד הבא ביכולת האצלת הסמכויות שלך חשוב להתחיל בזיהוי המצב אצלך במוקד – היכן את.ה יכול.ה לשחרר, עם מי ומתי. כל התיאורים שפירטתי מעלה נועדו לספק לך כיוון שממנו תוכל להתקדם לשינוי. מהלכים מהסוג הזה יגלו לך רווחים חדשים של יעילות, תחושת מסוגלות של הצוות וכן, גם תהליכי טיפול מהודקים וטובים יותר במוקד.
אני יודעת שכדי להאציל סמכות מצריך בגרות ניהולית ושזהו תהליך, ואיפה את.ה בהתבגרות שלך?
אני מקווה שהצלחתי לעורר אותך לפעולה, ובעיקר להאצלה 😊
בהצלחה רבה,
אורית מאוטוריטה

הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!