להצמיח אותם זה לצמוח בעצמך

מנהלי.ות הביניים שלך, חדשיםות או מנוסיםות מצוייםות בצומת לחצים מובנית. לא סתם זהו אחת התפקידים המורכבים במוקד. היעדים מאתגרים והדרישה הרווחת היא לשיפור מתמיד ולצד זה הנציגים מצריכים תשומת לב והשקעת משאבי זמן והכלה. מנהל.ת המוקד, במסגרת תפקידו גם נדרש 'להחזיק' את מנהלי.ות הביניים ובכך לתמוך את המוקד כולו. החניכה השוטפת של מנהלי.ות הביניים במוקד היא אחת הצינורות המרכזיים שלך לנהל את המוקד. כן כן. אנא הקדישו רגע וקראו את המשפט הקודם שוב, זה חשוב. הפעם בחרתי לחזור ליסודות. המאמר הפעם נועד לרענן את המרכיבים החשובים בשיחת 1:1 השבועית שיש לקיים עם כל אחד מחברי הצוות הניהולי תחתיך בנפרד. יש לקיים פגישה מקצועית פרטנית שבועית עם כל אחד מדרגי הניהול תחתיך. אני מניחה שאם את.ה מקיימ.ת את השיחה הזו בשגרה כבר יש לה מבנה קבוע וגם אם מאתגר אותך לקיים את הפגישה ברציפות, עכשיו זה הזמן להתחייב גם לשגרה וגם למבנה אפקטיבי שיקדם את מערכת היחסים עם המנהליםות תחתיך וגם יפתח אותם ואותך (!) מקצועית. אז מה אני מציעה לפגישה 1:1 הבאה? בבקשה –  

5 מרכיבים מעשיים לשיחת 1:1 אפקטיבית

  1. 1. מקפיד.ה על מסגרת קבועה וברורה:

  2. את לא פה רק כדי לספק מענה תפעולי

    המטרה המרכזית היא לייצר סביבה שמעבירה מסר ברור של השקעת זמן ותשומת לב שלך במנהל.ת הצוות. לכן חשוב להקפיד על מועד פגישה קבוע, אותו יום ושעה, אותו משך זמן. גם המיקום צריך להיות קבוע. כמו בכל פגישה, אני מציעה להקפיד על ניתוק מהמכשיר הנייד, להצטייד בדף ועט ולהסיר את החוצץ הקבוע של מסך המחשב שנמצא מולינו כל היום, אלו כבר תנאים מאפשרים טובים. כאמור, נרצה לייצר תחושה של תשומת לב אישית; קשר עין, סטינג מתאים והקפדה על התנאים המתאימים הכרחית לשלב זה.

  3. 2. מתחיל.ה בשאלה שמעבירה את השליטה לצד השני:

  4. ככלל, נרצה להעביר את האחריות לנושאי הדיון בפגישה לידי המנהל.ת הנחנכ.ת. להתחיל בשאלה מסייע לך בדיוק בכך. שאלה כמו – 'מה הנושא המרכזי שלנו לפגישה היום?' או – 'על מה נדבר היום?' או – 'באיזה נושא תרצה להתחיל?'. כל אלו נועדו לאפשר למנהל.ת שלך לספר מה הדבר שהכי מעסיק אותו.ה, לשים אותו או אותה במרכז, במקום משתף ויוזם ולא רק במקום מגיב, שלא לומר מתגונן. זו גם הזדמנות עבורך לצמצם את פערי הידע שיש לך ביחס לתפקוד שלו או שלה. מהתשובות כבר תדע.י במה כדאי להתמקד.

  1. 3. מקפיד.ה על מעבר בין המישורים השונים:

  2. לחנוך מנהליםות זו לא משימה פשוטה

    הכוונה כאן היא שעליך לנהל שיח ולברר את מיקומו של המנהל הנחנך ב-3 מישורים ובסדר ברור. ראשית וזה חשוב, נעסוק באדם, במישור הרגשי. חשוב להתחיל בלבדוק מה שלום המנהל.ת היושב.ת מולך. איך הוא או היא מרגיש.ה, מה רמת האנרגיה שלו.ה והתחושה הכללית שלו.ה במוקד. זו לא שאלת נימוס (!) אלא שאלה אמיתית שנועדה לסייע לך להבין את מצבו של המנהל שמולך. מהבירור ברמה האישית כדאי לעבור ולהתייחס למצב הצוות; איך הצוות מתפקד? האם יש נציג שמצריך תשומת לב מיוחדת או שמציב קושי כזה או אחר? זה הזמן לשמוע על ההתמודדות שלו.ה עם הצוות.
ולאחר ההתמקדות בשלב הזה כדאי להתייחס גם לרמה הכללית של ההתנהלות במסגרת המוקדית כולה. בהיבט זה כדאי לבדוק איך תהליכים שונים שהובלת במוקד משפיעים על מנהל.ת הביניים ובכלל איך הוא או היא רואים את התמונה המוקדית הרחבה ואת הצוות בתוכה. נשמע נורא מובנה אבל בפועל דורש ממך להקפיד על בדיקת דופק ב-3 הנושאים לפי אותו הסדר: המנהל.ת-הצוות-המוקד כולו. לא כזה מורכב.

  1. 4. מקפיד.ה לחנוך להתמודדות ולא לעבור למצב פתרון בעיות:

אני יודעת שזה לא פשוט, האינסטינקט שלך הוא להציע פתרונות, לכבות שריפות, לעבור כבר לדבר הבא.. כבר ראית וחווית והתנסית בלא מעט, אז זה פשוט וקל להציע את הדרך הנכונה והבדוקה והמנוסה. ובכל זאת, זה לא הדבר הנכון והמתאים ביותר בחניכה של מנהלי.ות ביניים. בהיבט זה התפקיד שלך הוא לא להציע פתרונות אלא לחזק את יכולותיו של המנהל תחתיך להתמודד ולפתור את הבעיות בעצמו. קחו את זה כתרגיל: במקום לענות 'אני אטפל בזה' שאלו- 'איך אתה חושב לטפל בזה? במקום להשיב 'עשה ככה' נסו- על אילו פתרונות חשבת עד כה? אני מעריכה שבהתחלה זה ירגיש מעט מלאכותי אבל יש לזה ערך רב בבניית הבטחון העצמי של המנהליםות תחתיך וזה יתבהר לך יותר ויותר מפעם לפעם, מבטיחה.

  1. 5. סיום מחייב ומעשי

להשקיע בסטינג

חמש הדקות האחרונות של הפגישה בעלות חשיבות בפני עצמן (אפקט האחרונות קוראים לזה ואם עוד לא שמעת על זה – זה שווה בדיקה). זה השלב לוודא שכל הנקודות והנושאים בשיחה ממוסגרים לכדי פעולות לביצוע – Action  Items.   זה גם הזמן לוודא שהכיוון הכללי מסוכם ומתואם ביניכםן. וכמו לאורך כל השיחה גם כאן נרצה לתת למנהל.ת לסכם את הפגישה. שאלת סיום וסיכום טובה אחת יכולה לעשות את העבודה. אני תמיד משתמשת ב"ה הדבר הכי משמעותי שאת.ה לוקח.ת מהשיחה הזו? זו דרך מעולה להדגיש תועלות ולחתום בלמידה וגדילה 😊   לסיכום, השתדלתי להיות מאוד מעשית ולא להתפזר. אני מאמינה שאם תקפידו על 5 ההיבטים האלו בשיחות הבאות עם מנהלי.ות הביניים שלך תוכל.י לראות גם בשינוי בהתנהלות שלהםן. שיחת 1:1 נכונה היא לא עוד משימה בלו"ז שלך, זוהי השקעה אסטרטגית בהצלחת הניהול שלך והמוקד כולו. הסיפור האמיתי, הוא לעשות את זה בעקביות וביעילות. התחילו להקפיד יותר כבר השבוע ותגלו איך 30-60 דקות שבועויות יכולות להוביל מהפיכות במוקד שלכםן. ותהיו בקשר! אורית מאוטוריטה    

הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד? צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!