בתום שנה של עבודה שוטפת בוידאו, של קיום פגישות ייעוץ, ישיבות עבודה וגם פגישות רבות משתתפים בזום, כאשר כפתור ה-Admit הוא ה-ברוכים הבאים של העידן הנוכחי, נראה שכבר נאסף מספיק חומר כדי לדבר על כללי עשה ואל תעשה בפגישות עבודה מקוונות.
העידן הנוכחי של ניהול מרחוק, מחייב אותנו להמשיך ולהצטייד בכלים המרכזיים המשרתים את התקופה, הנה כמה כללים הקשורים באתיקת השימוש בווידאו וגם באופן בו תרתמו את הכלי לשירותכם. בבקשה –
* המאמר מנוסח בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד 🙂

אחת-עשרה הדיברות לשימוש נכון בווידאו במקום העבודה

1. לא תשכח שאתה המנהל גם אם אתה לא זה שמנהל את הפגישה. וזה אומר, שבעיקרון, לא משנה כ"כ מה תעשה וכמה תהיה מעורב בפגישה, כלל המשתתפים בפגישה יסתכלו עליך (אולי לא רק עליך אבל גם עליך) ואם דעתך מוסחת עכשיו במהלך הפגישה ועברת לעסוק בדברים אחרים, ההסחה שלך עלולה בסבירות גבוהה להסיח גם את דעתם של כלל המשתתפים. ההוכחה הויזואלית שהמנהל לא מעורב ודעתו מסוחת היא מסיח בפני עצמו.
במקום זה > הקפד להוות דוגמא אישית במהלך הפגישה ואם אתה נדרש להתייחס לנושאים אחרים, כבה את הוידאו, אחרת כולם יאבדו את הקשב. ותזכור, העיניים של כולם – עליך!.
2. לא תקליט פגישת וידאו שלא בידיעת הנוכחים בה. בבחינה אתית בסיסית ביותר, פגישת עבודה שבה כל המעורבים לא מודעים להקלטה ולא נתנו על כך את הסכמתם – לא יכולה להיות מוקלטת. נקודה. ראוי שהשותפים בפגישה יידעו שאתם מקליטים את הפגישה כשם שאתם הייתם רוצים לדעת, נכון?
במקום זה > בקש רשות בתחילת הפגישה להקליט ורק לאחר קבלת הסכמה – הקלט.
הילדים ברקע הם לא רעש לבן – עבור ל-MUTE כשאתה לא מדבר

3. לא תעלה בוידאו סגור ותשמור על חזות הקוביה המוחשכת כאשר המשתתף איתך בפגישה בווידאו פתוח. גם אם המצלמה פתאום התקלקלה וגם אם מלכתחילה לא מתאים לך עכשיו שיראו אותך, בשני המקרים וידאו מוחשך למול פרנטר.ית עם וידאו פתוח זה רחוק מלהיות מכבד.
במקום זה > עבור למכשיר הטלפון בו יש מצלמה עובדת ומגוון של ערוצי וידאו נגישים. או, פשוט, הפוך את פגישת הוידאו לטלפונית. אל תיתן לפרטנר.ית שלך לדבר לקוביה שחורה, אין לזה צורה.
חשוב להבין היטב את הסעיף הזה, עוד נחזור אליו בהקשרים נוספים בהמשך.
4. לא תשתיק אף אחד מהנוכחים בפגישה רק בגלל שאתה יכול וזה נוח לך. השתקה היא השתקה היא השתקה. לא משנה באיזה ערוץ היא מתבצעת. אין לזה מקום באותה המידה שאין מקום לאמירה 'תסתום את הפה שלך' במהלך פגישת עבודה. הייתי בוטה? יופי! זה אומר שהנקודה הובהרה.
במקום זה > הגדר את כללי ההתנהלות והשיח אליהם אתה מכוון ו/או עצור להגדיר מחדש את אופי הדיון ו/או אמור, במפורש, שהנושא אינו פתוח לדיון. זה הרבה יותר מכובד ומכבד מ-לסתום פיות, גם אם זה נעשה באמצעות לחיצה על כפתור בלבד.
זו לא באמת הזוית המועדפת עליך, נכון?

5. לא תוותר על העברת מסרים חשובים, גם אם זה בוידאו. הרבה מנהלים חשים שהוידאו לא מאפשר להם לנהל שיחות מורכבות באופן אפקטיבי. שיחה הערכה ומשוב לדוגמא, יכולה להיות שיחה מורכבת מאוד, בוודאי אם בכוונתך להעביר פידבק טעון שיפור. בדרך כלל במצבים כאלו מנהלים נסוגים לעמדה הפורמלית והייצוגית וגורמים לתחושת הריחוק להיות בולטת ומשמעותית אפילו יותר.
במקום זה > וודא שגם בוידאו אתה מצליח לשמור על קשר עין, להראות ולראות הבעות פנים ואפילו לשקף את מנח הגוף וזוית הצילום של הפרטנר.ית שלך לשיחה. זהו שיקוף במובן הויזואלי של המילה והוא בהחלט עשוי לסייע לך לרכך קצת את האוירה במהלך השיחה.

6. לא תעלה לפגישה ללא אזניות כל עוד אתה נמצא בחלל רועש (אז לאור סנן הרעשים בכל פעם שאתה מדבר אף אחד לא יכול לדבר ולהישמע) או בחלל שאין בו אקוסטיקה טובה
(אז אי אפשר באמת להבין אותך כמו שצריך כי שומעים בעיקר הד).
במקום זה > הקפד להיות מצויד באזניות, הן מאפשרות פרטיות בפגישה, השתמש בהן, זה חשוב.

מי נוכח והאם כולם מסכימים להקליט את הפגישה – מדברים על זה, בהתחלה.

7. לא תשאיר את המיקרופון שלך פתוח במהלך ישיבה או פגישה כאשר יש סביבך רעשי רקע. רוב הסיכויים שהמשתתפים בפגישה שומעים את הרעש והוא מקשה עליהם.
במקום זה > התנצל על הרעש הסביבתי המשפיע ועל היעדר היכולת להיות במקום שקט ועבור למצב MUTE כל עוד אתה לא מדבר.
8. לא תשב בחושך, לא לבד ובטח לא ביחד. אם לא רואים אותך, גם אם הוידאו פתוח אין לו משמעות וזה מחזיר אותנו בחזרה לסעיף 2.
במקום זה > הקפד לשבת כאשר מקור האור המרכזי נמצא מולך ולא מאחוריך, כך שבאמת לוידאו הפתוח תהיה משמעות בפגישה.
אזניות! חוטיות ואל-חוטיות, הלהיט שכבש את 2020 נשאר איתנו גם ב-2021 – הצטיידו בכאלו ועשו בהן שימוש!

9. לא תחלקו מצלמת וידאו עם אנשים נוספים. נכון, המפגש המשותף חסר ואם אנחנו כבר נמצאים באותו המקום, כבר עדיף שנשב יחד, לא? אז התשובה היא לא. כל עוד חלק מהנוכחים בוידאו, והפגישה עצמה מתנהלת בוידאו, כדאי מאוד שכולם יהיו מחוברים ל…(הנה זה בא) וידאו!.
מס' משתתפים מצטופפים למול מצלמה אחת זה בהכרח אומר שכולם לא רואים את כולם (וזה חוסר איזון שלא משרת אותנו). אפשרות נוספת היא שבמצלמה אחת רואים את כל המשתתפים, מרחוק מאוד, ולא ניתן באמת להבחין בפנים ובוודאי שלא ליצור קשר עין כלשהו. שוב, לא משרת את המטרה.
במקום זה > התפזרו במשרדים ועלו לפגישה ביוזרים נפרדים, עם מצלמה משלכם, ומיקרופון משלכם ונוכחות שלמה שהיא רק שלכם. אחרת, אם אתם לא נוכחים לאורך כל הפגישה, למה בעצם להיות בה?
10. לא תקיים פגישה ללא ידיעה של כל המשתתפים בנוגע לנוכחים בה. ממש בדומה לסעיף 1 גם כאן עניין ההסכמה והאמון משמעותיים. זה נכון שבוידאו הפרטנר.ית שלך לא בהכרח יידעו מי נמצא בחלל יחד איתך אבל האם זה אתי? התשובה היא כמובן – לא.
במקום זה > במידה ואינך יכול לקיים את הפגישה מחלל פרטי, הקפד להצטייד באזניות וכמובן כמובן כמובן – עדכן את השותפים לפגישה – מי עוד שומע אותם או אפילו שומע רק אותך (זה הרי ישפיע על אופי השיחה אז חושב לציין את זה, לא?).
לא ככה תרצו להיראות, נכון?

11. לא תבחר זווית חלקית (אמנותית ככל שתהיה) ממנה נשקפים הצוואר והסנטר שלך בלבד. גם לא עיניים ומצח בלבד, וגם את הנחיריים שלך אין לאף אחד צורך לראות מקרוב כ"כ. ובמילים אחרות, לא תבחר זוית שאינה מאפשרת באמת להיות איתך בקשר עין רציף (וגם מחמיא זה חשוב). מיקום המצלמה מהותי ליצירת קשר העין ובעצם הפיכת הפגישה לברורה יותר עבור כל המשתתפים.
במקום זה > בחר את המיקום הנכון לך והמחמיא לך וודא שממש רואים את הפנים שלך במלואם, וכמובן, אל תשכח לחייך 😊

לסיכום, כמו כל דבר חדש, אנחנו לומדים תוך כדי יישום איך הכי נכון ומתאים לנו לעשות שימוש בכלי הזה שנקרא שיחות וידאו. אמנם שיחות הוידאו נמצאות איתנו כבר שנה במינונים גבוהים בעבודה (ולא רק) אבל יש לנו עוד איך להשתפר.
יש מקום לאתיקה גם בפלטפורמה הזו, הרי עדיין מדובר בעולם העבודה.
עדיין חשוב לקחת בחשבון את המסרים המילוליים והבלתי מילוליים שעוברים באופן שוטף מאיתנו,
אנחנו מנהלים גם במהלך הפגישות הללו.

אני מקווה שתרמתי לכם במאמר הזה, לדייק קצת יותר את האופן המיטבי לניצול הפלטפורמה הזו.
חשוב מאוד להכיר את הדגשים האלו כך שאני מזמינה אתכם לחלוק את המאמר הזה עם כמה שיותר קולגות 😊

ושיהיה לכולנו וידאו מוצלח,

להת',
אורית.