מתכונה לתכונה – איך ולאן ממשיכים מכאן? 

  1. למילה תְּכוּנָה במילון יש כמה פירושים. שניים מתוכם קשורים מאוד במאמר הנוכחי –
    1. תְּכוּנָה – מאפיין; סגולה
    2. תְּכוּנָה – אווירת ציפייה והתרגשות
    3. שומרים על תנועה קדימה

      שומרים על תנועה קדימה

      הימים הם ימים של עבודה מרחוק וכולנו מרגישים היטב את אי הוודאות ביחס לעתיד הקרוב והרחוק והדרישות והאילוצים הנוספים שעלולים להשפיע על עבודת המוקד. לצד זה, יש גם תחושה שאנחנו כבר מכירים את התקופה הזו, חווינו אותה ואנחנו מבינים את האתגרים המרכזיים ונקודות התורפה במסגרתה. מסביב אני רואה, מדברת ופוגשת הרבה מאוד מנהלים שכבר חשים כי המציאות הזו הפכה להיות מוכרת מספיק בשביל להתנהל בתוכה כפי שהיא. אחרי עליית המתח הדרמטית של הגל ה-1, הגל ה-2 כבר הרגיש לנו כבר יותר מוכר ואני בטוחה שאתם פוגשים את זה גם בירידת המתח של ביצועי המוקד. זה די ברור שלא פשוט להחזיק מתח גבוה בתקופה שכזו. המאמר הנוכחי פורש בפניכם טכניקה קצרה ליישום עצמאי ועצמי, טכניקה שתסייע לכם להתמקד בפיתוח ושיפור ביצועי המוקד שלכם גם בימים אלו – ימים חדשים – ישנים, ימים שמזמנים עוד ועוד אתגרים.

    1. עברו על השלבים, בצעו שלב אחר שלב לפי הסדר המופיע וסייעו לעצמיכם ולצוות המוקד לכוון ולהתמקד קדימה, במיוחד בימים אלו. בבקשה –
  2. שלב 1 – פרטו לעצמיכם את מאפייני ותכונות המציאות המוקדית הנוכחית

  3. כל מיקוד שתבחרו יניב פירות

    פירוט ודגשים שיסייעו לכם:
    היו תמציתיים – עדיף לתאר כל תכונה במילה או משפט אחד
    היו ניטרלים – המטרה היא לתאר את המצב הקיים ולא להגדירו כ'טוב' או 'רע' – במילים אחרות – ללא שיפוט 🙂
    היו ממוקדים – בחרו במאפיינים ברורים (כגון: הנציגים בקשר יומיומי עם המנהל הישיר ולא: קשר חזק בתוך הצוות או – המנהלים מתקשרים עם המציגים בעיקר באמצעות וואטסאפ ולא: התקשורת במוקד בעיקרה דיגיטלית)
    היו מפורטים ונדיבים – אתרו לפחות 10 תיאורים למציאות הקיימת נכון לשלב זה במוקד. הנה מספר דוגמאות שיוכלו לסייע לכם לפתוח את הראש:
    כלל הנציגים עובדים במשמרות מלאות
    צוות המוקד בכללותו מנוסה בעבודה מהבית מ'הגל הקודם'
    אחמ"שים ומנהלי צוותים מקיימים ישיבות יומיות בסיום כל יום
    עמידה ביעדים חלקית
    רמת מוטיבציה בינונית – יש שחיקה גדולה
    רמת מתח ולחץ נמוכות – הצוות יודע כיצד עליו לפעול מרחוק
    שגרות הניהול מתקיימות באופן סדיר

  4. שלב 2 – אתרו חולשה מרכזית אחת במציאות המוקדית כרגע ופרטו את מאפייניה

    משתפים ומתייעצים – יש מי שיסייע!

    פירוט ודגשים שיסייעו לכם לאתר חולשה מרכזית:
    שאלו את עצמיכם – מה הכי מחייב חיזוק במוקד שלי בימים אלו?
    בדקו עם עצמיכם האם מוקד החולשה המרכזי שבחרתם אכן משמעותי עבורכם במצב הנוכחי. ייתכן שתבחרו בנושא כי לא באמת 'תאמינו' שניתן לשפר תחומים אחרים שבאמת דורשים שיפור או כי אתם כבר נמצאים בתהליך פיתוח בנושאים אחרים. זה בסדר גמור. בכל מקרה, חשוב שתבחרו חולשה שאתם מרגישים שמשפיעה מאוד על מצב המוקד כעת.
    צלמו תמונה מנטלית של החולשה שבחרתם – רשמו לעצמיכם בפירוט את המאפיינים של אותו מצב טעון שיפור. (לדוגמא: מוקד החולשה שלי הוא – רמת מוטיבציה נמוכה בצוות ומאפייני תמונת המצב הם: איחורים בעליה למשמרת, יותר ויותר מעגלי טיפול שנשארים פתוחים, צוות ניהולי לא מתקשר מספיק עם נציגים, נציגים אינם מעוניינים להישאר שעות נוספות, ביצועים צוותיים נמוכים, חוסר אפקטיביות של תכניות הנעה)
    מאפייני החולשה יסייעו לכם מאוד בהמשך – אל תהססו לפרט ככל הניתן את מאפייני המצב שמוביל למוקד לשיפור.

    שלב 3 – זרקו הצידה את הכותרות והישארו עם המאפיינים של המוקד המרכזי שבחרתם לשיפור

    פירוט ודגשים שיסייעו לכם:
    הניסיון מלמד! הקשר בין תיאור המצב המוקדי לשיפוט שלנו לגביו (מה גורם למה וכו') לא תמיד מדויק ולכן לפעמים הפעולות שאנחנו מבצעים לא נושאות פרי ומשתקפות בביצועי המוקד. לכן, עזבו את הכותרות הגדולות כמו – 'צריך להיות יותר אנרגטיים במשמרת!', 'הצוות שלי ישן בעמידה ואני צריכה להעיר אותם', 'אין איך לגייס עכשיו עובדים בגלל שיש אפשרות של דמי אבטלה'. עזבו את כ-ל זה והתמקדו בחידוד ופירוט מאפייניו של המוקד לשיפור.
    כדי להיות בטוחים שביצעתם את השלב הזה כהלכה עליכם ממש לבדוק האם יש לכם תיאור של מצב והתייחסות לכלל מאפייני המצב שבחרתם. אם כן – מעולה! אם לא, התאמצו לאתר עוד מאפיינים של המצב כדי שתוכלו בהמשך למצוא כמה שיותר פתרונות מועילים.

  5. לכאורה כבר התרגלנו – בפועל לא ברור לנו מה הצעד הבא

  6. שלב 4 – ממסגרים את המצב לתמונה אחת ויוצאים למצוא פתרונות – 3 פתרונות

    3 פתרונות לטיפול באותו הנושא – בו זמנית

    פירוט ודגשים שיסייעו לכם:

    • המצב הנוכחי של חוסר וודאות משאיר אותנו כמנהלים 'עם רגל אחת באוויר' לא בטוחים להיכן צריך להוביל הצעד הבא שלנו. לכן אני ממליצה לכם, לא להתעמק עכשיו בתהליכים ארוכי טווח אלא דווקא להיפך, לנסות לטפל בנושאים ברמה הנקודתית והממוקדת ביותר שתוכלו. הטיפול ה'כירורגי' יסייע לכם ללמוד את המציאות הנוכחית שלכם בצורה יותר יסודית ומידת המעורבות שלכם תשפיע משמעותית על הצלחת המהלך.
    • עכשיו צריך למצוא פתרונות! כאלו שלא חשבתם עליהם עד כה או אולי כאלו שיושבים לכם בראש אבל אתם לא בטוחים שיועילו. ואני מדגישה שאנחנו מחפשים 3 כאלו. המטרה היא לפעול במס' ערוצים במקביל כדי להשיג תוצאה מצופה. ייתכן מאוד ולא כל הפעילויות יתרמו אך מיקוד שטיפול באותו הנושא במס' ערוצים יעזור לכם לקצר תהליכים ולהשיג תוצאות בטווח זמן קצר יותר. או במילים פשוטות – יורים ל-3 כיוונים במקביל!
    • קחו את מאפייני המציאות טעונת השיפור וגשו להתייעץ, בכל ערוץ ועם כל גורם שניתן, במטרה לאתר 3 מהלכים שונים שיוכלו, אולי, להוכיח את עצמם כמחזקים את הנושא המדובר.
    • שימו לב שההתייעצות צריכה להיות מתוך תיאור המצב ולא מתוך הכותרת שאתם בחרתם לנושא. כך, ייתכן ותגלו שמנהלים אחרים מזהים מוקדים אחרים ועוד נקודות מבט רעננות מאירות את התמונה.
    • והנה כמה רעיונות להתייעצות מהירה ויעילה:
      היעזרו בקבוצת הוואטסאפ של מנהלי המוקדים – העלו שם את תיאור המציאות ובקשו מקולגות להציע פעולות ומהלכים שכדאי לכם להוביל לשיפור המצב
      היעזרו בקולגות ומנהלים מתוך הארגון – גם מנהלים מחוץ למוקד יוכלו להאיר לכם נקודות מבט שונות על דרכי פעולה אפשריות
      פנו למנהלי העבר שלכם, שמכירים אתכם ואתם אותם – אני בטוחה שבימים אלו גם הם ישמחו לסייע. גם אם הם כבר עוסקים בתחום אחר, בטוח שנקודת המבט שלהם תוכל לחדש לכם

    שלב 5 – מיישמים 3 פעולות ונועצים תאריך ביומן לבחינת השינוי והשיפור

    פירוט ודגשים שיסייעו לכם:

    • ככל שתתחילו יותר מהר ליישם במקביל את 3 הפעילויות שבחרתם, כך תוכלו לבחון את איכותן ויעילותן בפתרון וקידום הנושא המטופל. כאמור, ביצוע 3 מהלכים במקביל יגדיל את סיכויי ההצלחה שלכם וגם ימחיש בבירור לכלל הצוות שזהו נושא שנמצא בפוקוס שלכם. ואני מזכירה לכם שאחד מעקרונות ההצלחה של תהליכי שינוי (גם קצרים וממוקדים) קשור במידת הפוקוס שלכם כמנהלים על הנושא.
    • זכרו, המטרה בתהליך הזה היא לאתר מהלכים נקודתיים שתוכלו ליישם במטרה לשפר את ביצועי המוקד ולכן הציבו תאריך יעד למדידת השינוי שאינו רחוק מדי וייתכן שממש אחרי שבועיים כבר תרצו לבחון מגמות של שינוי.
    • ליישם – ליישם – ליישם! גם אם יש לכם ספקות וגם אם מעולם לא התנסיתם בפעילות שהמליצו לכם לבצע, נסו ויישמו ובדקו את השפעתן.
    • כולם כולל כולם נמצאים במצב החדש הזה – היעזרו והיו לעזר – זה עובד!

      1. 👆 לסיכום, הימים הם ימים שונים מהרגיל ומחייבים אותנו לפעול באופן שונה מהרגיל, נסו את הטכניקה המוצעת מעלה, טכניקה שתוכל לסייע לכם באיתור פתרונות מהירים וממוקדים מאוד! ויש סיכוי טוב שתופתעו לטובה 😊ואם הגעתם עד לכאן, אני רוצה להזמין אתכם להתייעץ גם איתי.
        מהעבודה אתכם בשטח (שהיום עבר בעיקרו לזום) אני זוכה לצפות ולהתבונן בהתנהגויות השונות המאפיינות מנהלים בתקופה זו.
        הקושי לנוע ולהניע פעולה בימים אלו גדול מאוד, הרבה יותר ממה שהיה כשרק החלה התקופה הייחודית של הקורונה במוקדי ישראל. אם אתם זקוקים לעוד חיזוק וגם חידוד ובוודאי שלתמיכה – אני לרשותכם!
        בהצלחה ונתראה בקרוב עם 'עוד נקודת מבט'
        אורית

  7. זה הזמן להתייעץ על אופן קידום המוקד בימים אלו ?
    צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!