style="text-align: center;">15 טיפים לשיפור ביצועים במוקדי תיאום פגישות

רוצים להפוך את מוקד תיאום הפגישות או מוקד הטלמיטינג שלכם למוקד המייצר תוצאות עבור הארגון כולו?
רוצים להגדיל באופן משמעותי את מס' הפגישות שמייצר המוקד עבור אנשי המכירות של הארגון?
רוצים לייצר פגישות איכותיות, שאכן מתקיימות ואף מבשילות לסגירת עסקה?
אנחנו בטוחים שעל שלושת השאלות הללו עניתם בחיוב!
מניסיוננו בעבודה עם מוקדי תיאום פגישות, ריכזנו עבורכם 15 טיפים חשובים וחיוניים להצלחתו של מוקד תיאום הפגישות אותו אתם מנהלים ומובילים. אז עברו על הטיפים שלנו ובדקו מה מתוך הדברים המופיעים בו אתם יכולים ליישם במוקד שלכם!
בבקשה –

1. Data איכותית.
גם אם בסיס הנתונים שלכם קנוי וגם אם בניתם אותו בעצמכם ואפילו אם מדובר בהתקשרויות 'קרות', וודאו, ככל הניתן, שאכן בסיס הנתונים מאפיין את קהל היעד שלכם לתיאום הפגישות. זה יכול לחסוך לכם ולנציגי תיאום הפגישות, הרבה זמן, כסף ותסכול.

2. יצירת עניין כבר בתחילת השיחה.
רוצים להגדיל את אחוז ההתקשרויות שהופכות לשיחת תיאום פגישה? וודאו כי כבר בתחילת השיחה עם הלקוח הפוטנציאלי הנציג מציג לו משפט ענייני ומעניין כאחד, שיגרום לו לרצות לנהל את השיחה עם נציג תיאום הפגישות ולא לסיימה ברגע שאחרי.
'הטיזר' הזה יכול להיות בהצגת הפוטנציאל הטמון במוצר הסופי או בפיסת מידע מעניינת שנציג תיאום הפגישות חושף בפני הלקוח. העיקר לעורר עניין.

3. בקשת רשות לניהול השיחה.
אנו באוטוריטה מאמינים כי שיחת מכירה, כמו כל שיחה אחרת, יכולה להתקיים רק כאשר שני הצדדים מעוניינים בה. על כן, טרם התחלת השיח עם הלקוח, וודאו כי נציגי תיאום הפגישות מבקשים את רשות הלקוח להתחיל את השיחה. 'הבקשה' מתבטאת בכך שהנציגים יוודאו כי ללקוח יש מס' דקות פנויות לטובת השיחה. טובה דחיית השיחה מניהולה ללא קשב מצד הלקוח הפוטנציאלי. ובוודאי שטובה בקשת הרשות המקדימה והמכובדת מהקראה רציפה ובלתי קשובה מצד נציג תיאום הפגישות.

4. לא מעוניין >>> למה?.
טיפ זה מתייחס למקרים בהם הלקוח הפוטנציאלי מעדכן את נציג תיאום הפגישות כבר בתחילת השיחה שאינו מעוניין לנהל אותה. אז, הנחו את נציגי תיאום הפגישות לברר, בעדינות ובנועם, מהן הסיבות לכך. תתפלאו לגלות שכאשר שואלים את השאלות נכון גם 'הלא מעוניינים' משתפים פעולה ובאמצעות שיח זה עוד יוכל הנציג לשנות את דעתו של הלקוח ולשכנעו לקחת בה חלק בכל זאת.

5. הצגה עצמית תחילה.
נציגי תיאום פגישות לרוב ממהרים לגשת ישר לעניין ולהסביר את חשיבות העסקה. אך קודם לכן, בהתקשרות יוצאת לטובת תיאום פגישות, ישנה חשיבות עליונה להצגת הארגון ופועלו. יצרו משפט מפתח המציג את הארגון באור חיובי ומכובד. משם יהיה יותר קל לרכוש את אמונו של הלקוח ולהובילו להשקיע מזמנו בתיאום פגישה בהמשך.

6. הפוקוס האמיתי – מכירת הפגישה.
במוקדי תיאום פגישות רבים ישנה נטייה להתבלבל בהבנת מטרת השיחה. הבלבול בדר"כ נע בין מכירת המוצר למכירה הטלפונית של הפגישה. כאמור, מטרתם העליונה של נציגי תיאום הפגישות הינה למכור ללקוח את החשיבות של קיום הפגישה. וסביב מטרה זו על שיחת תיאום הפגישה להיות. וודאו כי נציגי תיאום הפגישות שלכם מבינים כי מטרתם היא לגרום ללקוחות פוטנציאליים לרצות לקחת חלק ולקיים את פגישת המכירה. חד וחלק.

7. להתלהב או לחדול.
מוקד תיאום הפגישות חייב להיות מורכב מנציגי מכירות. נציגי מכירות בעלי פרופיל מכירתי ומיומנויות למכירה הם כאלו שגם במכירת פגישה יודעים לשלב התלהבות, חיוניות וכושר שכנוע. על מנהלי מוקדי תיאום פגישות לוודא שהנציגים בקווים מגישים את הפגישה בצורה נלהבת, מעניינת ומושכת. אחרת, לא תוכלו לראות תוצאות לאורך זמן.

8. TMI – Too Much Information.
לנציגי תיאום פגישות ישנה נטייה להפליג בהסברים ומתן פרטים על המוצר הסופי שלשמו בכלל מתקיימת פגישת המכירה. מקרים אלו מובילים לכך שהם מיייתרים את הפגישה ולכאורה מספקים ללקוח מידע ש'מספיק' לו לשם קבלת החלטה (לרוב שלילית). כמו כן, מסירת פרטים טכניים רבים, מעבר לכך שמורידים מחשיבות קיום הפגישה, גם מסיטים את הלקוח והנציג מהמטרה האמיתית של השיחה – מכירת הפגישה. וודאו כי נציגי תיאום הפגישות מוסרים מידע חיוני והכרחי בלבד לשם קידום השיחה לפגישה מתקיימת.

9. הדגשת חשיבות הפגישה.
ווידאתם שלא נמסרים פרטים 'מיותרים' לטובת תיאום הפגישה. מעולה! עכשיו על מנהלי מוקדי תיאום פגישות לוודאי כי הנציגים מציגים ללקוחות את היתרונות הגלומים בהגעה לפגישה. הצגת היתרונות יכולה לכלול – הבנה של התחום המדובר לעומקו, קבלת מידע מלא ונתונים מספריים חשובים ואף מענה לכל השאלות שיעלו ללקוח בתחום המדובר. נציגי תיאום הפגישות יכולים לקחת את הנושא צעד קדימה ואף להפנות את הלקוחות להעמקה בנושאים רלוונטיים ולהנחותם להגיע עם שאלות לבירור כבר לפגישה עצמה. כך ייצרו עבור הלקוחות חשיבות נוספת לקיומה של הפגישה ברגע האמת.

10. מחויבות אישית מנצחת הכל.
נציגי תיאום הפגישות מייצגים את הארגון בשמו הם מתקשרים. כמו כן, ברור לשני הצדדים בשיח כי הם מכוונים לנקודה מסוימת. יחד עם זאת, על נציגי תיאום הפגישות לשלב אלמנטים אישיים בשיחות תיאום הפגישות. ההתרשמות האישית של הלקוח הפוטנציאלי מהשיח עם הנציג היא התרשמותו מהארגון כולו והיא שתגרום לו, בסופו של דבר, גם לבחור לתאם את הפגישה וגם להגיע ולקיימה בפועל. יצירת קשר אישי ובאמצעותו מחויבות אישית לקיום הפגישה, אל מול נציג תיאום הפגישות, הינה אחד הכלים המרכזיים לשיפור יחסי ההמרה בין הפגישות הנקבעות לאלו המתקיימות בפועל.

11. אימון לשיפור תמידי.
נציג תיאום פגישות, ממש כמו כל נציג מכירות, נדרש להתאמן ולפתח באופן תמידי את יכולות המכירה שלו. גם נציגי תיאום הפגישות נדרשים לאימונים פרטניים וקבוצתיים לשיפור יכולותיהם בתיאום פגישות טלפוניות. בצעו ליווי אישי וקבוצות תרגול אחת לתקופה, בקשו מחברי הצוות להציע דרכי התמודדות אפקטיביות עם התנגדויות לקוח ובעיקר הקפידו על תחזוק ושיפור יכולות מכירה באופן שוטף. בלי אימון שוטף לא תוכלו לשמור על מתח מכירות גבוה, מתח הכרחי במוקד תיאום פגישות.

12. תזכורות בכל מיני צורות.
אפשרו לנציגי תיאום הפגישות את הכלים לשלוח ללקוחות את פרטי הפגישות שנקבעו בהתאם לרצונם. ישנם לקוחות שיעדיפו לרשום לעצמם את פרטי הפגישה אך רובם יעדיפו לקבל על כך הודעה במייל או ב-SMS, או אפילו, שניהם. כמובן שהדבר תלוי במאפייני קהל היעד. על כל מקרה, לנציגי תיאום הפגישות צריכה להיות גישה ליצירת תזכורות ללקוחות בהתאם לנוחיותם. התזכורות לא מסתיימות בשליחת פרטי הפגישה שנקבעה אלא גם בהמשך ההתקשרות עם הלקוח ושמירת הקשר עמו עד מועד הפגישה בפועל. קשר הכרחי שאין להקל בחשיבותו.

13. או-או בתיאום פגישה.
נציגי תיאום הפגישות הגיעו לרגע האמת, תיאום הפגישה עצמה. ישנם נציגים רבים אשר מובילים את שיחת המכירה באופן מיטבי ובשלב זה מרגישים חוסר נוחות ומצפים שהלקוח יוביל. וודאו שנציגי תיאום הפגישות מציעים ללקוח שני מועדים לקיום הפגישה העתידית. הבחירה בין שתי אפשרויות לא מייצרת תחושת 'כפייה' אצל הלקוח ובכל זאת עוזרת לכוון אותו. וכמובן, למותר לציין, וודאו כי הנציגים מציעים שתי אפשרויות קרובות לקיום הפגישות הללו – היום או מחר. חבל שהלקוח יתקרר בהמתנה לפגישה…

14. 'אני לא מוותר'.
הרגילו את נציגי תיאום הפגישות שלכם בכך שגם אם לקוח לא הגיע לפגישה שנקבעה אין זה אומר שכל ההשקעה מצדם יורדת לטמיון. ישנם הרבה מאוד לקוחות מעוניינים שמסיבות אובייקטיביות אינם יכולים לקיים את הפגישות שקבעו.
יתרה מכך, ישנם הרבה לקוחות אשר פועלים באופן שיטתי באותו האופן ולא מופיעים לפגישה הראשונית אלא בעצמם רוצים עוד זמן טרם הגעה לפגישה. ביטול פגישה אינו אומר שהפגישה אבודה. על נציגי תיאום הפגישות להמשיך ולהיות עימם בקשר במטרה לתאם פגישה נוספת, שתתקיים במציאות.

15. הדגשת חשיבות ועלות העשייה.
כמו ללקוחות, כך גם לנציגי תיאום הפגישות, יש להמחיש משמעויות בצורה הנכונה. נציגי תיאום הפגישות שלכם הם אלו שעושים שימוש במאגר הלידים. ולידים, כידוע לכולנו, עולים לא מעט (בלשון המעטה) לארגון. שתפו את נציגי מוקד תיאום הפגישות בחשיבותם בשרשרת המכירה של הארגון. שתפו אותם בהשקעה הרבה הנעשית במטרה לייצר להם מאגר לידים איכותי ובקשו מהם לנהל את מאגר הלידים בזהירות ובמקצועיות רבה ככל הניתן. ההבנה של נציג תיאום הפגישות שכל התקשרות שהוא אינו מוביל להצלחה לא רק מובילה לפספוס של מכירה אלא גם עולה לארגון כסף, לא מעט כסף, תוכל לתרום רבות לאופן בו הוא ניגש להתקשרויות תיאום הפגישות.

רוצים לדעת את האמת?
יש לנו עוד הרבה מאוד טיפים לשיפור ביצועים במוקדי תיאום פגישות.
לכאורה, למתבונן מהצד, משימות תיאום הפגישות נראית כמו 'החלק הקל' בתהליך המכירה. הרי 'בסך הכל' צריך להוביל לפגישה ולא לגרום ללקוח הפוטנציאלי לשלם בשלב זה על שום דבר מוחשי.
אז נכון שזוהי מכירה 'רכה' יותר ממכירות המסתיימות בעסקה, אך אין זה אומר שזוהי מכירה פשוטה יותר.
מוקדי תיאום פגישות נדרשים לשגרות עבודה וניהול של מוקדי מכירות עם התאמות למאפייני השיחות שלהם ולאופיין של הפגישות שיש לתאם. צוות נציגי תיאום פגישות נדרשים למיומנויות מכירה ברמה מאוד גבוהה, בין אם הלידים העומדים לרשותם 'קרים' או 'חמים'.